Guide: Så gör du en omvärldsanalys

Att ha en dialog med sina intressenter är dessutom varumärkesstärkande. Ställer ni frågor om hållbarhet kommer ni att uppfattas som en hållbar verksamhet av er omvärld. För att förstå din plats i världen behöver du kunna svara på tre frågor:

1. Vad har ni för påverkan på människa, miljö, samhälle och ekonomi?
2. Vad tycker er omvärld är viktigt? 
3. Hur hänger detta ihop med er kärnverksamhet? 

1. Skapa en bild av nuläget

Det första du behöver göra är att identifiera ert hållbarhetssammanhang. Vilka globala trender bör verksamheten förhålla sig till?

Vilken negativ påverkan har er verksamhet på människa, miljö, samhälle och ekonomi genom hela värdekedjan? Och var bidrar ni?

Kika på alla fyra hållbarhetsområden, mänskliga rättigheter, antikorruption, miljö och arbetsrätt och lista sedan vilka områden som är viktiga för er. Har ni stora risker kopplade till vatten, med exempelvis produktion i områden som är utsatta för vattenbrist? Vad använder ni för kemikalier i produkterna och ur ser det ut med utsläpp av växthusgaser från transporter? Tänk brett när du tar fram en bruttolista över möjliga områden att bita tag i. Listan kan vara lång.

Många verksamheter vet ganska väl vilka frågor de behöver förhålla sig till och kan utgå ifrån befintlig kunskap i organisationen. Andra måste börja med att göra en bredare omvärldsanalys. Ett sätt att göra det är att kika på vilka frågor konkurrenterna arbetar med och vilka områden som lyfts fram i olika branschforum. Vad diskuteras i den offentliga debatten? Vad har kunderna för funderingar?

För att snabbt få en bild av er omvärld kan du samla nyckelpersoner från olika delar av organisationen i en workshop. Har du lyssnat med dem så har du kommit en bra bit på väg. De kan också hjälpa till att sålla i listan av möjliga hållbarhetsfrågor innan ni går vidare till nästa steg.

Tips: 

• Tänk igenom alla steg i er process- även utanför den direkta kontrollen, som exempelvis vilka underleverantörer ni anlitar eller var det material ni använder kommer ifrån.
• Tänk inte bara på risker utan även på affärsmöjligheter när du gör din analys.
• Ha tillit till den samlade kunskapen internt.

2. Vad tycker er omvärld är viktigt?

Nu har du antagligen samlat på dig en rad med frågor som din verksamhet påverkar och påverkas av. För att förstå vilka av dem som är era mest väsentliga risker och möjligheter behöver du ta hjälp av dina intressenter för att prioritera. Medarbetare, kunder, leverantörer, underleverantörer, konkurrenter, ägare, investerare och branschorganisationer behöver rådfrågas.

Ställ både frågor om ansvar och riskminimering och om vilka nyttor ni skapar längs vägen.

Ställ rätt frågor

Som man frågar får man svar. Tänk på att använda ett enkelt språk och var specifik genom att förklara kontexten. Vill du fråga om jämställdhet, fråga inte om det är viktigt att ni arbetar med jämställdhet, utan om det är viktigt att öka ”andelen kvinnliga butikschefer i ledningsgruppen”. Fråga inte brett om barnarbete, utan om ”det är viktigt att ni ställer tydliga krav på att era andraledsleverantörer i Bangladesh inte använder barnarbetare”. Be även de som svarar att jämföra frågorna med varandra och rangordna hur viktig respektive fråga är, exempelvis på en skala från 1-3.

Använd era kanaler

Det bästa sättet att kontakta intressenterna är att använda forum som redan är upparbetade, som exempelvis medarbetarundersökningar, utvecklingssamtal och kundenkäter eller i möten med branschkollegor och leverantörer. Vissa nyckelintressenter, som exempelvis ägare och styrelse bör du ha en direkt dialog med. De fattar beslut som är av stor vikt för verksamheten och därför är det viktigt att förstå vad de vill. Generellt ger djupintervjuer ett bättre resultat eftersom du kan förklara kontexten och även ställa följdfrågor till den intervjuade.

Sortera svaret

Nu är det dags att sålla bland hållbarhetsfrågorna ni har frågat om för att ta reda på var organisationen bör fokusera.

När du har fått svaren från din omvärld behöver du samla nyckelpersoner i företaget för att analysera svaren och var effekterna av era insatser blir störst ur ett hållbarhetsperspektiv. Gör urvalet utifrån vad era intressenter tycker är viktigt, men också utifrån hur stor påverkan ni har på området. Ett byggföretag kan exempelvis inte ta bort byggmaterial och hur det tillverkas ur sin analys, även om intressenterna inte har lyft fram materialval.

Vad ni väljer som era väsentliga hållbarhetsfrågor bör också hänga ihop med affärsstrategi och långsiktiga mål. Ibland blir det nödvändigt att se över affärsstrategi oc mål som en följd av väsentlighetsanalysen.

Hur ofta?

Hur ofta du bör göra dessa så kallade väsentlighetsanalyser beror på hur snabbt er verksamhet förändras. För långsamma branscher, som exempelvis skogsindustrin kanske det räcker med ett större omtag var tredje år, medan andra branscher, inom exempelvis digital affärsutveckling som Spotify eller Uber, kan behöva göra en uppdatering oftare än så. Om du är ett företag som expanderar och gör uppköp behöver du göra om analysen när verksamheten förändras.

Gör du regelbundna väsentlighetsanalyser kommer de mest relevanta frågorna troligtvis att kvarstå. Några kommer att försvinna och nya dyka upp eller öka i vikt. För några år sedan var konflikmineraler exempelvis inte någon större fråga för it- och telekombranschen, men idag är frågan högaktuell. Får du en stor förändring i din intressentanalys bör du fundera vad det beror på.

Tips: 

• Använd redan upparbetade kanaler för att ställa frågor om ert hållbarhetsarbete
• När du ställer frågor i olika forum, tänk på att ställa samma frågor så att du kan jämföra materialet.
• Tro inte att du kan kartlägga allt, då kommer du inte vidare till praktisk handling. Gör en lagom ambitiös analys och komplettera över tid.

3. Koppla till kärnverksamheten

Förhoppningsvis har ni nu sorterat fram en begränsad mängd områden som är mest relevanta. Det är dessa frågor som nu ska in i er verksamhetsstyrning. Det är dem ni ska lägga krutet på och fundera på hur ni kan vässa er inom.

För att det ska bli någon fart i det fortsatta arbetet är det av yttersta vikt att er ledningsgrupp eller styrelse validerar analysen. Syftet är att de ska känna ägarskap. Blir väsentlighetsanalysen en skrivbordsprodukt hjälper den er varken att reducera era risker eller skapa nya affärer.

Ni behöver också bestämma er ambitionsivå, vill ni vara bäst i klassen eller räcker det att hänga på och ha samma ambitionsnivå som branschgenomsnittet?

Läs mer: Johline Z. Lindholm lämnar hållbarhetsrörelsen – blir PR-chef på Telge Energi