Inga produkter i varukorgen.
Guide: Internrevisionen så lyckas du
Från tidningen
Fullt upp i vardagen? Revisioner, både interna och externa skapar utrymme för reflektion. Miljö & Utveckling har samlat de bästa tipsen för en lyckad revision.
Rätt genomförda är internrevisioner av ledningssystem ett sätt att reflektera över de egna arbetssätten, utbyta erfarenheter och se förbättringsmöjligheter. Men det är inte självklart att det blir så. Revisionerna kan vara både ineffektiva och dyra och ett bra sätt att driva ständiga förbättringar. Det beror på hur man gör.
– Ett vanligt misstag är att göra samma standardrevisioner år från år. Det är mycket bättre att välja fokusområden, säger Tina Bohlin, projektledare för ledningssystem på Swedish Standards Institute, Sis.
Har man problem med kundleveranserna eller med att hålla tider, då är det här man ska lägga fokus i revisionen.
Älska avvikelser
De avvikelser som upptäcks ger en enorm möjlighet att förbättra verksamheten. Därför är det viktigt att klargöra för organisationen att syftet med revisionen är att just hitta förbättringsmöjligheter, inte att misstänkliggöra och bedöma enskilda individer. En ledningsgrupp kan exempelvis inte gå ut med en målsättning om att ha noll avvikelser. Då blir det svårt för medarbetare att vara ärliga och de interna revisorerna kommer undvika att skriva avvikelser även om de ser dem.
– Då slösar du bara tid och pengar. En revision där man inte hittat några avvikelser är en värdelös revision, du kan alltid hitta något om du gräver på rätt ställe, konstaterar Tina Bohlin.
Certifierade verksamheter ska ställa om senast hösten 2018
De nya versionerna av iso 9001 och iso 14001 som kom förra hösten innehåller både flera nyheter och en högre ambitionsnivå än tidigare. Certifierade verksamheter har fram till hösten 2018 på sig att ställa om. Revisioner är ett perfekt tillfälle att ta steget till det nya, menar Tina Bohlin.
– Genom att koncentrera sig på de nya kravområdena i standarden får ledningen ett bra nuläge att utgå ifrån. Hur ser exempelvis vår omvärldsbevakning ut och har vi ett riskbaserat tankesätt? Vet man nuläget blir det också enklare att göra förbättringar där det brister, säger Tina Bohlin.
Läs mer: Johline Z. Lindholm lämnar hållbarhetsrörelsen – blir PR-chef på Telge Energi
Fakta
Tina Bohlins bästa tips för en lyckad internrevision
1) Skapa en tydlig plan och process för internrevisionen och tydliggör vem som ansvarar för olika delar. Det måste finnas en struktur med en tidsplan, gärna ett årshjul så att alla vet förutsättningarna och vilka processer som är under lupp.2) Det ska vara tydligt hur resultatet återrapporteras, lagras och kommuniceras. Ta vara på resultatet genom att göra korta sammanställningar och lägg ut hela rapporten på intranätet.3) Välj ut fokusområden och lägg krutet där det finns problem. Använd avvikelsehantering och resultatet av tidigare interna och externa revisioner, samt kund- och medarbetarundersökningar som underlag och fokusera på de områden där det finns svårigheter.4) Se till att medarbetarintervjuerna är väl förberedda. Öppna frågor är de mest användbara, exempelvis ” Vad tycker du behöver förbättras i din arbetssituation” Eller ”Vad tycker du inte fungerar”. Det ger mycket mer än att bocka av i en checklista.5) Välj internrevisorer med omsorg. Din revisor behöver vara lyhörd, bra på att ställa frågor och på att få medarbetare att öppna sig och berätta vad de tycker. Ni får ut mest av internrevisionen om ni låter egen personal från olika avdelningar interngranska varandras rutiner. Då skapas en kompetensöverföring. Låt revisorerna granska nya områden efter hand. Vi är alla individer med egna käpphästar som uppmärksammar olika saker. Låt nya revisorer gå bredvid de erfarna. Generellt är det bra att vara två så att den ena kan ställa frågor och den andra lyssna och anteckna.
