Man ska inte kunna ljuga sig igenom en upphandling

Kan upphandling inom offentlig sektor styra mot ett mer hållbart samhälle? Det var frågan när Miljö & Utveckling ordnade debatt om ifall de hundratals miljarder som omsätts i offentlig sektor verkligen leder dit politiker och även allmänheten vill.

Svaret på frågan blev både ja och nej, från dem som samlades på Teaterskeppet för att tala upphandling när solen tittat fram i Visby under onsdagen i Almedalen.

De fem som var inbjudna att tala om saken, arbetar i själva verket för att göra det möjligt. Men i verkligheten missas många chanser.

– Det som ofta saknas är den där urviktiga uppföljningen, sa Peter Nohrstedt, hållbarhetschef hos SKL Kommentus som ska hjälpa kommunernas och landstingen att upprätta ramavtal.

De ärliga straffas

Han berättar att i praktiken kan kraven som inte följs upp göra att seriösa företag straffas, när andra ljuger sig igenom upphandlingen. De som svara ja på alla frågor om de kan leva upp till olika krav, men sedan inte genomför det i verkligheten, kan konkurrera ut de övriga som får merkostnader för att göra det de sagt att de ska göra.

– Man kan inte missa den delen, för då händer inte det man vill, sa Peter Nohrstedt.

Marielouise Berg, hållbarhetsstrateg, även hon hos SKL Kommentus, berättade om hur det var när hon arbetade för Helsingborgs kommun. Då gjordes avtal för städkemikalier, plasthandskar och mycket annat som kan behövas till vardags i en kommun.  Avtalet var väl genomarbetat utifrån ett hållbarhetsperspektiv.

– Efter ett halvår gjorde vår analytiker en uppföljning. Den visade att troheten var 25 procent, alltså att inte mer än så verkligen köptes in av det vi hade rekommenderat, berättade Marielouise Berg.

Men slutet blev bättre ändå. För de hållbarhetsansvariga sökte efter orsaken till att så få använde de rekommenderade produkterna som inte bara var bättre, utan ofta billigare dessutom. Svaret var bland annat att upphandlarna helt enkelt inte noterat avtalet, utan fortsatta att agera utifrån tidigare avtal.

För mycket att göra

Problemet är nämligen också att upphandlarna är så få. De är normalt bara två på en medelstor kommun, med omkring 15 000 invånare.  De  som ska genomföra hållbara upphandlingar i praktiken har inte tid att sätta sig in i komplexa kravställningar och än mindre följa upp att kraven följs.

Henrik Långmark arbetar själv som hållbarhetssamordnare på en upphandlande organisation, den statliga Polismyndigheten. Det är en stor myndigheten, men även där kan det vara svårt att hinna med allt.

– Jag jobbar själv med det här och ser att tiden är knapp. Vi måste verkligen hårdprioritera, välja ut en kategori, och inte bara ställa en massa krav utan eftertanke, sa han.

Återanvänt duger inte

Bodil Nordin, hållbarhetschef Canon Svenska, en av leverantörerna, berättade om utvecklingen av mer hållbara produkter, genom att göra dem mer cirkulära. Då visar sig ett annat problem, som gör att de blir svåra att sälja. För upphandlarna ställer krav på fabriksnytt, och det är ofta inskrivet i villkoren inför en upphandling.

– Jag har diskuterat med kunder i offentlig sektor om nyttan med fabriksnytt. Det verkar vara något man drar till med det, för att säkra att man får en bra produkt. Problemet är att det inte bara finns nytt eller begagnat längre. Man missar därmed återtillverkade produkter, som uppstår när man tar hela och fungerande delar från gamla produkter och använder dem för en ny produkt. Då räknas det inte som fabriksnytt, sa Bodil Nordin.

Tittar mer på det

Annie Stålberg, chef för hållbarhetsenheten på Upphandlingsmyndigheten menade att det är något som hon själv gärna tittar mer på.

– Jag tror att upphandlarna inte vet hur de ska göra. De tar förfrågningsunderlaget från förra gången utan att ens reflektera över ordet fabriksnytt, sa hon.

Snart kommer även utredningar om den saken.

En slutsats från debatten är att om upphandlarna ska leverera hållbarhet, måste politikerna leverera tydligare mål och även mer resurser så att upphandlarna kan klara sitt uppdrag.

Läs mer: Canons hållbarhetschef: Dubbelmoral vid upphandling