Experterna: Så fördelar du CSRD-uppgifterna

CHARLOTTE BIRGANDER har specialiserat sig inom HR, digitalisering och hållbarhetsrapportering på konsultbolaget Herbert-Nathan & Co. Hon berättar om hur den friktion hon tidigare sett mellan ekonomiavdelningar och HR-avdelningar nu har nått en ny dimension i samband med CSRD:s intåg.

– Traditionellt brukar HR-avdelningen lämna månatlig statistik till ekonomiavdelningen. I de här leveranserna är förtroendet från ekonomiavdelningarna ofta begränsat. Det beror på bristande datakvalitet i kombination med att det inte finns bra system för att hantera data och att HR och ekonomi inte alltid har samma tolkning av nyckeltalen. Exempelvis talar avdelningarna ofta olika språk när man exempel räknar på antalet anställda och personalomsättning. Det innebär att den irritation som redan finns blir ännu större med de hårdare kraven i CSRD, säger hon.

HR-AVDELNINGENS uppgift är framför allt att rapportera inom ESRS S1, som är en av de standarder som ingår i CSRD. Charlotte Birgander säger att det är upp till 40 nyckeltal som HR-avdelningen behöver rapportera. Det handlar bland annat om personalomsättning, löneskillnader mellan män och kvinnor, antal anställda som omfattas av kollektivavtal, genomförda utvecklingssamtal och uppgifter om arbetsrelaterad ohälsa.

– Det täcker mängder av områden och handlar om företagets långsiktiga utveckling, hållbarhet och attraktionskraft. Det är i grunden positivt då det ger en chans för HR att visa att den data de samlar in är viktig. Men det är samtidigt ett stort jobb och i dag är det få som har rutiner och system som krävs för att göra en kvalitativ rapportering. Har man exempelvis verksamhet i flera olika länder, så kanske det inte finns en enad syn kring viktiga begrepp och inte sällan saknas även gemensamma systemstöd.

SÅ VAD SKA företagen göra för att komma runt problemet och skapa sämja? Charlotte Birganders första tips är kanske något grundläggande men ändå en sak som många bevisligen verkar glömma bort – att prata med varandra.

– Det är naturligt att HR och ekonomi pratar olika språk, men nu är det dags att börja prata samma språk. Att börja på en ny kula, samarbeta och skapa förståelse för varandra är de första stegen. Sedan behöver man komma överens om vilka systemstöd data ska hämtas ifrån och i vilket system all data ska konsolideras. Vi behöver rätt rutiner och rätt system, säger hon.

ANNIE WELIN, HÅLLBARHETSKONSULT på revisions och rådgivningsföretaget Grant Thornton, har också specialiserat sig inom CSRD men fokuserar på hela verksamheten och inte bara HR. Likt Charlotte Birgander ger hon det klassiska, men ack så viktiga, rådet att samarbeta.

– Det viktigaste för att skapa samsyn i företagets hållbarhetsarbete är att alla måste förstå vad CSRD är. Därefter bör man enas om företagets ambitionsnivå; ska vi vara compliant eller vill vi mer? För att samarbetet ska fungera väl är det viktigt att ha en gemensam projektplan och att roller och ansvar är tydligt definierat. Även samsyn kring tidshorisonten, de olika stegen och deadline, kan vara avgörande för ett lyckat arbete, säger hon.

Vidare råder hon företag, även om de inte omfattas från början, att börja CSRD-arbetet redan nu. Detta genom att skapa förståelse för den kontext som företaget verkar inom, som vilka länder det har sin verksamhet i samt om det ingår i en koncern.

Hur kan företag undvika fallgropar som kan skapa konflikt?

– Det är viktigt att vara överens om ambitionsnivån och att sätta tydliga roller och ansvar. Dokumentera alltid alla diskussioner, bedömningar, prioriteringar och beslut. Detta eftersom det sedan granskas av revisorn. En annan vanlig fallgrop är att man involverar styrelsen för sent, vilket kan få stora konsekvenser eftersom det är styrelsen som är ytterst ansvariga, säger Annie Welin.