Upphandlingsutmaningen i Karlstad

Miljö & Utveckling Premium Upphandling med miljökrav kan vara ett effektivt verktyg – eller en betungande uppgift, svår att lyckas med och omöjlig att hinna med. Följ med till Karlstad, där kommunen skapat rutiner för att ställa hållbarhetskrav och följa upp dem. En madrass blev startpunkten för arbetet.

Upphandlingsutmaningen i Karlstad

Efter en lång och iskall vårvinter känns det befriande att se miljösamordnaren Charlotte Wedberg försöka rulla ihop en madrass och trycka ner den i korgen bakpå tjänstecykeln utan att behöva fundera på snöslask eller iskallt regn. Det är ett härligt vårväder, och gruset från vinterns halkbekämpning knastrar under fötterna när vi promenerar mot Samhällsbyggnadshuset.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Miljö & Utveckling premium

Läs vidare – starta din prenumeration

  • Magasinet Miljö & Utveckling - 6 nummer per år
  • Full tillgång till allt digitalt material
Redan prenumerant?

Vi kommer precis från förskolan Slussvakten, där madrassen hör hemma. Nu är den utlånad för fotografering, för det var med madrassen som Karlstads kommuns resa mot systematiska hållbarhetskrav i upphandlingar tog sin början.

Några dagar tidigare pratade jag med Charlotte Wedberg i telefon. Hon var angelägen om att förklara att Karlstad inte är bäst på det här med att handla upp hållbart. Inte ens näst bäst.

– Det finns andra som har kommit mycket längre. Våra resurser räcker inte riktigt till, sa hon.

Lyckade upphandlingar

Trots detta kan Karlstad visa upp en rad lyckade – och några mindre lyckade – upphandlingar där hållbarhet i någon form funnits med som krav. Det beror på att kommunen gjort strategiska satsningar för att skapa rutiner. Rutiner som bland annat gör att kommunen använder den kompetens som faktiskt finns så brett som möjligt.

– En fördel är att vi har närmare mellan förvaltningarna. Men att sitta i en mindre kommun är inte lätt. Man måste kunna svara på lika många frågor som i större kommuner, säger Charlotte Wedberg.

– Men det är klart, om man jämför med Hammarö så måste ju miljösamordnaren där kunna svara på naturvårdsfrågor också… Så jag tycker nog att Karlstad har en perfekt storlek, fortsätter hon och skrattar.

Hon ingår i två nätverk

Charlotte Wedbergs Karlstad ingår i två nätverk. Ett där tjänstemän i ett tiotal kommuner diskuterar just hållbarhetskrav i upphandlingar. De delar med sig av erfarenheter och ställer frågor. Hon ingår också i ett nätverk där Karlstad stöttar kommunerna runt omkring. På så sätt överförs kunskap och erfarenheter mellan kommunerna. För det där med upphandling låter enkelt på pappret, men är desto mer komplicerat i verkligheten.

Ställer du för låga krav, eller inga krav alls, blir det ingen miljönytta. Men ställer du istället för höga krav, kan marknaden inte svara och din upphandling går helt i stöpet.

Jeanette Karlsson är en av sex upphandlare på Karlstads kommun.

– Det är viktigt att man väljer ut rätt områden och tänker igenom hela upphandlingen i alla led, så att man vet redan innan man annonserar ut hur miljökraven påverkar upphandlingen, säger hon.

Kontakt med leverantörer

Hon ägnar mycket tid åt att ringa runt till leverantörer och informera sig om produkters egenskaper, men också om vilka bevis som finns för dessa. Intyg, certifikat och miljömärkningar kan behövas när kraven i en upphandling ska följas upp. Kommunen måste granska att leverantören verkligen håller det som utlovats. Och till sist måste Jeanette Karlsson även hålla koll på att det är de upphandlade varorna som köps in.

Sammantaget är det betydligt mer att hålla reda på, än vad en miljöstrateg kanske tänker sig från början.

– Jag vill ju bara ställa det där kravet. Jag upplever att ni bromsar ibland, säger Charlotte Wedberg med glimten i ögat.

– Jo, för annars sitter vi där i utvärderingsgruppen med dokumentation som inte går att använda, säger Jeanette Karlsson.

Det är uppenbart att Charlotte Wedberg och Jeanette Karlsson skojar med varandra. Karlstads kommun har haft en person placerad på upphandlingsenheten under ett år, vilket skapat en förståelse och ett bra samarbetsklimat.

– Det gav otroligt mycket, både förståelse för varandras utmaningar och inblick i varandras arbete, säger Charlotte Wedberg.

Gifter i barns vardag

Någonstans längs vägen till Samhällsbyggnadshuset hoppar madrassen ur cykelkorgen, som för att säga ifrån. Det var ju trots allt med den det började.

År 2012 beslutade kommunens politiker att driva frågan om gifter i barns vardag. Det långsiktiga målet var att Karlstads småbarn skulle få en giftfri miljö, och politikerna satsade pengar på att ta fram en kemikalieplan. Kommunalråd Niklas Wikström, Liberalerna, är en av de politiker som stod bakom förslagen.

– Det handlar både om att förbättra miljön, och att förbättra barnens miljö, säger han.

Kemikalieplanen ledde så småningom till att 40 000 uttjänta tallrikar ersattes med lättviktsporslin istället för plast. Alla gamla plastgolv som skulle bytas ut, ersattes med golv där det ställdes miljökrav i upphandlingen. Leksaker byttes ut efterhand som de behövde förnyas.

– Vi utbildade personalen och diskuterade med föräldrarna. Kunskapshöjandet är minst lika viktigt, säger Niklas Wikström.

Tog fram kemikalieplanen

Anders Lundberg, utredare på barn- och ungdomsförvaltningen, hade i uppdrag att tillsammans med kemikaliegruppen ta fram kemikalieplanen och se till att åtgärder genomfördes och följdes upp.

– Det var en resa där vi vid startpunkten inte visste så mycket om vart vi var på väg. Vi kartlade och tog fram åtgärder efterhand, säger han.

Startskottet gick julen 2013, när förskolecheferna uppmanades att använda Naturskyddsföreningens material Giftfri förskola. Året därpå anställdes en person med kunskap om kemikalier för att under ett år inventera material på förskolorna. Allt material gicks igenom tillsammans med en pedagog per avdelning, det ordnades föreläsningar och en webbutbildning.

– Vi insåg att vi måste få stopp på det som kommer in, och då är upphandling jätteviktigt, säger Anders Lundberg.

Genomgående arbete

I Karlstad kommuns förskolor finns 233 avdelningar. Alla inventerades ”från grunden till nocken” som Anders Lundberg säger.

Ett så genomgripande arbete kostar förstås pengar. I Karlstad avsatte flera förvaltningar, bland annat miljöförvaltningen och barn- och ungdomsnämnden, pengar för att kunna driva projektet.

– Den politiska majoriteten avsatte också en budget på två miljoner kronor per år. Dessutom har kommunen använt sitt klimatkompensationskonto, säger Niklas Wikström.

Inventeringen visade att madrasserna kunde vara intressanta. De används relativt stor del av dagen, och framför allt av de minsta barnen.

– Leksaker leker de med korta stunder, men madrassen kan ett litet barn ligga på flera timmar varje dag. Både madrasser och kuddar kan innehålla bland annat flamskyddsmedel, säger Anna Borgert, förskolechef på Slussvakten.

Kritik mot kommunen

Det ska sägas att Karlstads kommun har fått kritik för sitt engagemang i en giftfri förskola. Men de personer vi träffar är övertygade om att det var en riktig satsning. Tillsammans med andra kommuner har Karlstad drivit på förändringar i en större skala.

– Jag ser stor skillnad i utbudet hos leverantörerna över lag, det är helt annorlunda än för bara två år sedan, säger Anna Borgert.

– Då hade leverantörerna inte koll på vad grejorna innehöll. Det har de nu, säger Niklas Wikström.

I slutänden var det en redan upphandlad leverantör som tog hem segern. Men Karlstad hade lärt sig massor om hur man ställer krav.

– Vi har ett hållbart perspektiv på det vi upphandlar, och madrasserna är ett bra exempel på det. Där ställde vi krav på inga ftalater, inga flamskyddsmedel och ingen PVC. De kriterierna valdes ut för att ge en bra effekt och en enkel uppföljning, säger Jeanette Karlsson.

Vardagsmat för Charlotte

Men, allt prat om madrasser till trots, är det egentligen inte Charlotte Wedbergs avdelning. Hon är anställd för att arbeta med miljösamordning inom teknik och fastighet, och att stödja upphandlingsenheten är en del i tjänsten. Att ställa krav på motorklass hos entreprenadmaskiner, eller miljökrav på transporter till byggplatser, är vardagsmat för henne och inget som känns svårt. Inspektionerna gör hon genom att cykla förbi arbetsplatsen, eller göra planerade besök.

– Om jag har satt krav på motorklass är det enkelt att kontrollera genom registreringsbevisen, och vilket bränsle som används ser jag på kvittona, säger hon.

Kemiska ämnen är värre. Där saknar kommunen egen kompetens. Både Charlotte Wedberg och Jeanette Karlsson tycker att det är svårt, både att ställa krav och att följa upp. Inte blir det lättare av att innehållsförteckning i regel saknas. Kommunen har inte resurser att skicka produkter på test för att undersöka deras sammansättning.

– Tillverkarna ändrar också ofta på till exempel val av mjukgörare. Det är svårt att hänga med, säger Charlotte Wedberg.

Planen är inte längre finansierad

Hon konstaterar att den kemikalieplan som togs fram inte längre är finansierad. Visserligen har barn- och ungdomsförvaltningen avsatt pengar, men det räcker inte för att motsvara den tidigare prioriteringen av området. Det innebär också att den struktur som byggts upp kring upphandlingarna haltar.

– När det gäller transportkrav kan det rulla på, men för kemikalier är det svårare. Det blir svårt med uppföljningen när det saknas kompetens, säger hon.

För många kommuner är kompetensbrist en ständig fiende till arbetet med hållbara upphandlingar. Charlotte Wedberg vill ändå uppmuntra fler kommuner att våga ställa krav.

– Jag tycker inte att det är svårt att ställa miljökrav, och jag vill inte att andra kommuner ska känna att det är svårt. Gå in på Upphandlingsmyndighetens hemsida. Känner du dig osäker behöver du inte ta de tuffaste kraven, utan välj enklare krav till att börja med, säger Charlotte Wedberg.

Social hållbarhet

När det gäller krav på social hållbarhet är det knepigare.

– Det är väldigt olika. Att ställa krav på att ta in praktikanter i ett byggprojekt är ju inte lika svårt som att följa leverantörskedjan för till exempel min tjänstetelefon och veta hur arbetarna har det i de länder där den tillverkas…

Hon skakar på huvudet. Det finns mycket att göra, stort som smått. Till att börja med ska madrassen skjutsas tillbaka till förskolan Slussvakten, där barnen numera kan sova middag på madrasser fria från flamskyddsmedel.

Fakta

Guide: Så kommer du igång med hållbarhetskraven

1. Börja inte överallt. Vissa branscher är mognare än andra, till exempel är det relativt enkelt att begära krav-certifierade livsmedel, miljömärkta möbler eller leksaker.

2. Välj ut områden som är viktiga för just din kommun. En väg är att satsa på de tunga upphandlingarna först. En annan att se vilka upphandlingar som har störst miljöpåverkan. Upphandlingsmyndighetens hemsida ger tips och råd om vilka krav du kan ställa.

3. Arbeta nära upphandlingsenheten, sitt om möjligt i samma lokaler. Försök att skapa förståelse för varandras utmaningar.

4. Skapa en kontaktlista med personer inom kommunen och de kommunala bolagen, som ska fungera som bollplank och hjälpa till inom sina specifika områden. Den kommunala energirådgivaren kan till exempel bidra med kunskap inom sitt specialområde. Det kan finnas specialister på VA-verken eller i energibolaget.

5. Inventera inför varje upphandling vilken kompetens som finns och som kan hjälpa upphandlingsenheten.

6. Försök att få tid att skapa en rutin för upphandlingar där hållbarhetskrav ska ställas, så att kraven analyseras redan från början och rätt personer frågas om råd. Kraven måste vara rimliga och möjliga att följa upp.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Miljö & Utveckling sparar mina uppgifter
Miljö & Utveckling

Miljö & Utveckling Premium

Full tillgång till allt digitalt material.