Cirkulära upphandlingar – bästa tipsen och fallgroparna du ska undvika

– Ibland tänker man att upphandling bara handlar om att köpa nya saker. Men det gör det ju inte. Det handlar om vilka behov kommunen eller den offentliga verksamheten har. Därför tror jag att nyckeln också är diskussionen kring hur man organiserar det. Även om det kanske inte är så organisatoriskt så är det upphandlingsenheten som sitter och styr hur man sedan ska förvalta material och dukter. Ska vi få mycket återbruk handlar det om att få långlivade produkter.

Annelise De Jong, forskare inom konsumtion på IVL Svenska Miljöinstitutet, berättar att cirkulär upphandling främst handlar om stora flöden, till exempel IT-produkter eller möbler. På det sättet kan man också sätta specifika krav och påverka leverantörer att erbjuda mer kvalitetsförbättrade produkter som håller längre, eller produkter med möjlighet till reparation.

– På det sättet finns mycket potential till effektivare resursanvändning. Men det utvecklar ju också marknaden på ett sätt som skapar förutsättningar för både privat konsumtion och konsumtion inom andra branscher genom att skapa mer hållbara produkter,

Men hur kommer man då igång? Annelise De Jong listar fler steg att ta om man står på ruta ett.

1: Jobba strategiskt under inköpsprocessen

Att redan tidigt i processen förstå de cirkulära aspekterna är viktigt, berättar hon.

– När man lägger en beställning av en viss produkt ska man tänka på att det kanske finns produkter som är återanvändbara. Man kan ställa krav på produkten att den ska ha garanti, löften om reparation eller att producenter återtar produkten om den inte fungerar längre.

Här gäller det att göra en tydlig marknadsanalys och ställa tydliga krav för att se vilka produkter som finns på marknaden och hur hållbara och cirkulära det är. Ibland kan man även ställa krav på produktens klimatpåverkan i längden, om den informationens finns, säger hon.

2: Gör en miljöspendanalys

Miljöspendanalys är också ett viktigt verktyg där man tittar på kommunens tidigare inköp och hur dem har påverkat miljön.

– Man kollar bakåt helt enkelt. Hur gjorde vi det här? Hur hr det påverkat oss? Hur kan vi förbättra oss? Då kommer man kunna uttrycka klimatpåverkan i kronor, säger hon och fortsätter:

– Om man behöver en produkt kan man också tänka: Ska den användas under längre tid? Kan jag dela den med någon annan i min organisation? Är det bättre att hyra eller leasa produkten?

Finns det missförstånd eller misstag som kommuner behöver undvika när de försöker göra upphandlingar med cirkulära?

– Många vet inte vad som gäller vid avyttring av produkter. Kan man skänka dem, kan man återbruka dem internt eller externt? Kan man sälja i stället för att slänga? Det finns särskilda regler att hålla koll på och den kan skilja sig mellan kommuner.

Hon berättar att det också är bra att hålla koll på lagstiftningen och vilka krav som ställs, till exempel ekodesignförordningen från EU som är på gång.

Vad finns det för verktyg och resurser man kan använda sig av för att komma vidare i det här arbetet?

– Det finns tydliga avtal inom till exempel Adda vad gäller återbruk och använda produkter. Och på Upphandlingsmyndigheten finns massa tips och tricks för hur man ska tänka.

IVL Svenska Miljöinstitutet har också en hemsida, kallad Upphandlingspanelen, med information om hur man kan göra sin upphandling mer cirkulär.

– Sen tipsar vi om material som redan finns och var man kan hitta det. Men marknaden utvecklas också ganska snabbt. Så ett tips är att hålla koll på hemsidan, vi uppdaterar där också.

Bland annat har IVL nyligen lanserat ett stödmaterial för kommuner som vill utveckla sitt upphandlingsarbete. Stödmaterialet är resultatet av två års forskning tillsammans med Göteborgs stad och Göteborgsregionen. Materialet finns på deras hemsida Upphandlingspanelen.