Det behövs när du ska välja rätt hållbarhets-KPI:er för din verksamhet

De områden där verksamheten har väsentlig påverkan, liksom de risker och möjligheter som identifierats, bör enligt Anna Olls Eén ligga till grund för vilka åtgärder, mål och nyckeltal som tas fram.

Mät det som faktiskt gör skillnad

En bra hållbarhets-KPI ska enligt Anna Olls Eén inte bara beskriva nuläget, utan också visa om verksamheten utvecklas i önskad riktning. Nyckeltalet ska kunna användas för att planera åtgärder och följa upp vilka resultat de ger. Det kan även användas för att säkerställa att ett område som redan fungerar bra fortsätter att utvecklas.

– En bra KPI mäter den förändring verksamheten vill åstadkomma och ger stöd för att planera, genomföra och följa upp de åtgärder som krävs.

Samtidigt behöver företaget bestämma hur nyckeltalet ska användas. Det påverkar vilka krav som bör ställas på datakvalitet och beräkningsmetoder.

För intern uppföljning kan det enligt Anna Olls Eén ibland räcka med ett mindre exakt nyckeltal som ger en övergripande bild av utvecklingen. Om samma nyckeltal ska användas i extern kommunikation eller kopplas till ekonomiska åtaganden blir kraven högre. Det gäller exempelvis hållbarhetslänkade lån och obligationer, där nyckeltalen behöver vara stabila, tillförlitliga och jämförbara över tid.

Bristfällig data kan ge missvisande resultat

En särskild utmaning är att säkerställa att nyckeltalen fångar upp faktiska förändringar i verksamheten. Om underlaget är bristfälligt kan genomförda åtgärder få svårt att slå igenom i uppföljningen. Stora variationer i data kan också skapa en missvisande bild av utvecklingen.

Anna Olls Eén beskriver exempel där verksamheter har satt hållbarhetsmål tre till fem år framåt, men uppnått dem redan efter ett år. Förklaringen har då inte varit att verksamheten åstadkommit motsvarande förbättringar, utan att datan varierat kraftigt.

Det innebär att ett företag kan se ut att göra betydande framsteg utan att resultatet speglar någon faktisk förändring. Enligt Anna Olls Eén behöver därför både nyckeltalen och målen utformas med hänsyn till hur de ska användas och hur tillförlitligt underlaget är.

Börja med ett begränsat antal nyckeltal

En annan fråga är hur många hållbarhets-KPI:er ett företag behöver. Här finns inget generellt antal som passar alla, enligt Anna Olls Eén. Det beror bland annat på verksamhetens karaktär, vilka hållbarhetsfrågor som är väsentliga och vilka resurser företaget har för att samla in och kvalitetssäkra data.

Hon varnar för att utgå från vilka uppgifter som är enklast att få fram, snarare än vilka som är mest betydelsefulla för verksamhetens hållbarhetsarbete.

Anna Olls Eén framhåller också vikten av att skilja mellan KPI:er och andra datapunkter. Företag kan behöva samla in en stor mängd hållbarhetsdata, exempelvis för att uppfylla lagkrav eller svara på frågor från olika intressenter. Men det innebär inte att alla uppgifter behöver användas som nyckeltal i den interna styrningen.

– KPI:erna bör vara de mått som verksamheten faktiskt använder för att styra och följa upp sitt arbete, medan annan data kan samlas in för att delas med olika intressenter och kan vara baserade på lagkrav.

Rådet är därför att börja med ett mindre antal relevanta nyckeltal, säkerställa att datainsamlingen fungerar och därefter bygga ut uppföljningen. På så sätt kan företaget prioritera kvalitet framför mängden mätetal.

Koppla hållbarhetsmålen till affärsstyrningen

För att hållbarhetsuppföljningen ska bli en del av företagets löpande arbete bör den enligt Anna Olls Eén integreras i den ordinarie verksamhetsstyrningen.

Det innebär bland annat att hållbarhets-KPI:erna bör kopplas till företagets övergripande mål och följas upp i samma forum som övriga affärsmål. Hållbarhetsarbetet och den ekonomiska styrningen bör också utgå från samma delar av verksamheten och samma tidsperioder.

Om ett hållbarhetsnyckeltal har en annan avgränsning behöver företaget tydligt redovisa vad det omfattar. Annars kan det bli svårt att jämföra utvecklingen och bedöma hur hållbarhetsarbetet förhåller sig till verksamheten i övrigt.

Minska det manuella arbetet

För företag som vill utveckla sin uppföljning lyfter Anna Olls Eén särskilt fram behovet av tillförlitliga data och fungerande rapporteringsprocesser.

Det handlar inte enbart om att förbättra precisionen i mätningarna, utan också om att skapa arbetssätt som gör uppföljningen mindre resurskrävande. Genom att minska det manuella och personberoende arbetet kan företaget också begränsa risken för fel.

Hennes samlade råd är att prioritera de hållbarhetsfrågor där verksamheten har störst påverkan och möjlighet att åstadkomma förändring, börja med ett begränsat antal KPI:er och utveckla datainsamlingen efter hand. På så sätt kan nyckeltalen bli ett verktyg för att styra hållbarhetsarbetet, snarare än enbart uppgifter som samlas in för rapportering, enligt Anna Olls Eén.