Planeringen ska inte bara säkerställa att rapporteringen blir klar i tid. Karin Schäfer-Juslin framhåller att informationen även behöver tas fram löpande för att verksamheten ska kunna använda den under året. Annars finns det enligt henne en risk att resultatet upptäcks först i efterhand.

– Årshjul har också ett syfte att driva framdrift. Inte bara att rapportera, men också att hålla tempo.

Ett genomarbetat årshjul kan dessutom underlätta externa granskningar. Om det framgår när olika underlag ska vara färdiga blir det enklare för både verksamheten och revisorn att planera sitt arbete. Karin Schäfer-Juslin bedömer att det kan göra granskningen mer effektiv, även kostnadsmässigt.

– Att ha en framförhållning, en tydlig tid- och kommunikationsplan och ligga steget före. Det gör det också lättare att förstå vad organisationen har gjort under året.

STEG 1: Identifiera de viktigaste hållbarhetsfrågorna

Hur arbetet bör inledas beror enligt Karin Schäfer-Juslin på hur långt företaget har kommit i sitt hållbarhetsarbete. En organisation som redan har analyserat sina risker, möjligheter och sin påverkan har ett annat utgångsläge än ett företag som ännu inte har identifierat sina viktigaste hållbarhetsfrågor.

För den senare gruppen är det första steget att avgöra vad verksamheten ska prioritera under året.

– Vad är det som är det viktigaste för vårt bolag? Vad ska vi jobba med under året? Är det koldioxidavtryck? Eller är det att nå våra netto noll-mål?

STEG 2: Samla årets aktiviteter och slutdatum

Nästa steg är att identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras och vilka tidsgränser verksamheten måste förhålla sig till. Det kan enligt Karin Schäfer-Juslin exempelvis handla om:

► årsredovisning och hållbarhetsrapportering

► ansökan till Science Based Targets Initiative

► investerardagar

► branschspecifik rapportering

► certifieringar och revisioner

► interna hållbarhetsmål

► extern kommunikation.

När slutdatumen är på plats rekommenderar hon att organisationen planerar bakåt och identifierar vilka moment och underlag som krävs för varje leverans.

STEG 3: Gör den första versionen enkel

Den som tar fram ett årshjul för första gången bör enligt Karin Schäfer-Juslin undvika att göra det alltför omfattande. Det viktigaste är att få fram en användbar grund med prioriterade aktiviteter och tydliga tidsgränser.

– Börja med att identifiera aktiviteterna och gör det inte för svårt. Gör den inte för detaljrik.

Hon rekommenderar att den första versionen utvecklas successivt utifrån verksamhetens erfarenheter. Både organisationens behov och förutsättningarna för hållbarhetsarbetet kan förändras mellan åren.

– Gör den hellre någorlunda hanterbar och uppdatera den år efter år. Man lär sig med tiden och saker och ting förändras från år till år.

Hur lång tid arbetet tar varierar beroende på organisationens storlek och hur etablerade processerna är. Karin Schäfer-Juslin uppskattar att ett företag som inte tidigare har haft ett årshjul kan behöva avsätta upp till en månad.

Själva utkastet kan enligt henne tas fram förhållandevis snabbt. Det som tar tid är framför allt att kontrollera innehållet med de personer som ansvarar för aktiviteterna ute i organisationen.

– Man får ha lite förståelse för att det kan ta tid, eftersom det behöver förankras med alla inblandade så att man är överens.

STEG 4: Förankra årshjulet i organisationen

Hållbarhetsansvarig har sällan kontroll över samtliga uppgifter som ska placeras in i årshjulet. Underlag och aktiviteter kan finnas inom exempelvis ekonomi, kommunikation, den operativa verksamheten eller hos personer som ansvarar för olika certifieringar.

Därför behöver utkastet stämmas av med berörda funktioner. Karin Schäfer-Juslin varnar för att låta en person utforma hela årshjulet utan att involvera resten av organisationen.

Hon uppskattar att ett första utkast kan tas fram snabbt, medan förankringen kan ta ytterligare några veckor.

– Man kan göra ett snabbt utkast själv. Men när du sedan ska kolla att allting stämmer så tar det några veckor innan det är klart. Ge det en månad totalt, men inte längre än så.

STEG 5: Utse ansvariga för varje aktivitet

För varje aktivitet behöver det framgå vem som ansvarar för att arbetet genomförs och att underlaget levereras. Den som förvaltar årshjulet behöver inte själv vara ansvarig för samtliga uppgifter.

– En person kan ju ha ansvaret över årshjulet, men kanske inte över aktiviteterna.

En möjlig ansvarsfördelning är att en person håller samman årshjulet, följer upp tidsplanen och påminner om kommande leveranser. Andra personer ansvarar för aktiviteterna inom sina respektive verksamhetsområden.

Karin Schäfer-Juslin pekar ut otydligt ansvar som ett vanligt problem. Om endast en person förväntas hantera hela arbetet riskerar årshjulet enligt henne att inte fungera i praktiken.

STEG 6: Planera in tid för granskningen

Organisationen behöver även lägga in tid för revision och annan granskning. Det gäller såväl hållbarhetsrapportering som exempelvis miljörapportering och Iso-revisioner.

Ett vanligt misstag är enligt Karin Schäfer-Juslin att företaget planerar sina egna versioner och slutleveranser, men inte avsätter tid för att revisorn ska kunna granska materialet.

– Man behöver ha med sig att revisonen tar en hel del tid och planera för det. Det är vanligt att man glömmer bort det perspektivet.

Årshjulet behöver därför ange:

► när ett första utkast ska lämnas till granskning

► hur lång tid granskningen får ta

► när återkopplingen ska vara klar

► hur lång tid verksamheten behöver för att hantera synpunkterna

► när den slutliga versionen ska godkännas

Behovet blir enligt Karin Schäfer-Juslin särskilt tydligt när hållbarhetsrapporteringen ska följa samma tidscykel som den finansiella rapporteringen. Då ska flera processer genomföras parallellt, samtidigt som årsredovisningens slutdatum vanligtvis är svårt att flytta.

STEG 7: Samordna verksamhetens olika årshjul

I större organisationer kan flera funktioner ha egna årshjul. Kommunikationsavdelningen kan ha en plan för extern kommunikation, rapporteringsfunktionen en annan och den operativa verksamheten en tredje.

Planerna behöver inte nödvändigtvis slås samman. Däremot behöver de stämmas av mot varandra så att tidsgränser, aktiviteter och informationsbehov hänger ihop.

– Det viktiga är att de olika planerna hänger ihop och att man stämmer av med varandra innan man går vidare.

Karin Schäfer-Juslin framhåller även att hållbarhetsarbetet kan dra nytta av processer som redan är etablerade inom andra delar av företaget. Det kan exempelvis handla om befintliga rutiner för rapportering, kommunikation och uppföljning.

STEG 8: Utvärdera och justera planen

Ett årshjul bör enligt Karin Schäfer-Juslin följas upp efter varje arbetscykel. Att organisationen har klarat sina leveranser betyder inte nödvändigtvis att processen har fungerat så bra som den skulle kunna göra.

– Om den bara funkar helt okej, ställ er frågan vad är det som inte riktigt fungerar som det ska?

Förseningar behöver analyseras utifrån sina orsaker. Om en person återkommande missar en tidsgräns kan problemet exempelvis vara att det nödvändiga underlaget kommer för sent. Det kan också vara fel person som har fått ansvaret.

Utvärderingen kan leda till att aktiviteter flyttas, ansvar fördelas om eller mer tid avsätts för vissa moment. Organisationen behöver samtidigt skilja mellan fasta datum och sådant som går att anpassa. Styrelsens underskrift av årsredovisningen kan exempelvis vara svår att flytta, medan andra interna leveranser kan justeras.

Den grundläggande kontrollfrågan är enligt Karin Schäfer-Juslin om årshjulet ger verksamheten den framförhållning och framdrift som det är tänkt att skapa.

– Fyller årshjulet sitt syfte? Om inte får man ju fundera på vad som kan förändras.

Hon betonar att årshjulet ska vara ett praktiskt arbetsverktyg, inte en plan som blir liggande vid sidan av den ordinarie verksamheten.

– Den ska fungera för verksamheten i praktiken, inte enbart i teorin, avslutar hon.