Skrivbordsrevision: Så följer du upp leverantörer utan platsbesök

– Utgångspunkten borde egentligen vara att man inte ska behöva åka och kontrollera alla leverantörer på plats. Det är varken rimligt, genomförbart eller resurseffektivt, säger Sandra Atler, människorättsexpert på konsultföretaget Enact.

Kod räcker inte – det krävs samarbete

Sandra Atler menar att många företag sätter sin tilltro till uppförandekoder som ska skydda mot risker – men att dessa ofta skapar en falsk trygghet.

– Många tror att ansvaret är överlämnat bara för att man har en kod på plats. Men det krävs ett annat tankesätt. Det handlar om att arbeta tillsammans med leverantörerna, inte bara överföra ansvar nedåt i kedjan, säger hon.

Hon fortsätter:

– I praktiken säger man ofta: “Om något går fel, är det du som får bära kostnaden – och du ska dessutom leverera till lägsta pris.” Det är ett klimat som inte främjar öppenhet eller ansvarstagande.

Hon menar att företag bör se över sina egna villkor – hur snabbt de betalar, hur de hanterar förändringar i avtal, och vilken press de lägger på leverantörerna.

– Det handlar om att visa att man är en partner som tar ansvar, inte bara en kravställare, säger Sandra Atler.

Dokument i stället för platsbesök

Platsbesök har sin roll, särskilt vid misstänkta överträdelser, men det finns idag många andra sätt att följa upp hållbarhetskrav.

Ett av dem är skrivbordsrevisioner, där företaget analyserar dokumentation som tidrapporter, löneunderlag eller policys – ofta utan att lämna kontoret.

– Det kan också kompletteras med digitala intervjuer, virtuella rundvandringar eller arbetarenkäter. Det viktiga är att samla in underlag som visar hur det faktiskt ser ut i praktiken, säger Emma Shakesheff, människorättsexpert med fokus på företagsansvar på EY.

Hon betonar att leverantörens personal ofta sitter på den mest relevanta informationen.

– Arbetstagare och deras representanter ger en konkret bild av arbetsförhållandena. Det är ett perspektiv som sällan fångas i formella rapporter, säger hon.

Riskbaserad uppföljning ger träffsäkrare kontroll

För att följa upp rätt saker på rätt plats krävs en tydlig bild av var riskerna är som störst.

Christian Lannerberth, specialist inom hållbarhetsstrategi, menar att företag behöver arbeta mer riskbaserat.

– Genom att identifiera högriskleverantörer och riskmaterial kan man prioritera sina resurser bättre. Man kan också välja certifierade leverantörer, eller undvika vissa geografiska områden med kända brister, säger Christian Lannerberth.

Men han framhåller att relationer är minst lika viktiga som kontrollsystem.

– Även högriskleverantörer kan vara bra samarbetspartners, om relationen bygger på ömsesidigt förtroende och vilja att förbättra, säger Christian Lannerberth.

Integrera hållbarhetskrav i affärsdialogen

Hållbarhetskraven bör inte hanteras som en separat aktivitet vid sidan av affärsrelationen – de bör integreras i det dagliga arbetet. Det menar Sara Vikman Areskär, specialist inom leverantörsuppföljning.

– I stället för att skicka ut separata hållbarhetsenkäter är det ofta mer effektivt att ta upp frågorna i löpande affärsdialoger. Det skapar engagemang och förbättrar insynen, säger Sara Vikman Areskär.

Hon varnar för att många företag fokuserar på den egna verksamheten och missar riskerna längre bort i kedjan.

– För att verkligen förstå påverkan krävs en kartläggning uppströms. Där finns ofta de allvarligaste riskerna – som barnarbete, tvångsarbete eller miljöförstöring, säger Sara Vikman Areskär.

Verktyg för offentlig sektor – utan platsbesök

Sarah Jarl, uppföljningscontroller på Adda inköpscentral, arbetar med att hjälpa offentliga aktörer att följa upp hållbarhetskrav. Hon menar att det finns flera effektiva verktyg som inte kräver fysiska besök.

– Egenrapportering med verifierande dokumentation, incidentrapporter från andra aktörer, information från branschstudier och tredjepartsgranskningar – allt detta kan ge ett bra underlag för bedömning, säger Sarah Jarl.

Hon lyfter även vikten av samverkan – både inom offentlig och privat sektor.

– Genom att dela information och erfarenheter kan vi snabbare fånga upp problem och minska dubbelarbete, avslutar hon.

Fem tips för hållbar leverantörsuppföljning

• Kartlägg risker uppströms – börja där påverkan är störst
• Kombinera skrivbordsrevisioner med digitala verktyg
• Inkludera hållbarhet i löpande affärsdialoger
• Samverka med andra aktörer för insyn och effektivitet
• Bygg långsiktiga relationer – inte bara kontrollsystem