Experten: Så säkrar du arbetet i leverantörskedjan

Peter Nohrstedt är hållbarhetschef på Adda och säger de ställt krav på hållbara leveranskedjor i mer än 10 år. Senaste gången kraven uppdaterades var 2013.

– Efter många års erfarenhet av att tillämpa villkoren insåg vi att vi måste uppdatera villkoren. Det har tagit många år och många parter har varit involverade. Revideringen är till för att skapa tydlighet, säger han till Miljö & Utveckling.

Han berättar att de uppdaterade villkoren närmat sig FN:s principer för företag och mänskliga rättigheter och OECD:s vägledning om tillbörlig aktsamhet och ansvarsfullt företagande.

– Nytt i villkoren är skrivningar om rättighetshavare, särskilt sårbara grupper, möjliga klagomål och gottgörelser.

Mallarna har inte hunnit bli tillämpade i så stor utsträckning än, men Peter Nohrstedt tycker att de lyckats bra med villkoren.

– Vi har inte fått så mycket feedback än, men den feedback vi har fått har varit positiv.

Mallarna kan laddas ner på Hållbar upphandlings hemsida. De är gratis och omfattar till exempel ämnen som en checklista för styrelsen, identifiering av riskleverantörer och en gottgörelseplan för den egna verksamheten. Här kommer en genomgång av alla mallar som finns tillgängliga:

Människorättspolicy

En mall för att formulera företagets övergripande åtagande att respektera mänskliga rättigheter enligt internationella riktlinjer som FN:s vägledande principer. Policyn fungerar som ett internt styrdokument och signalerar till omvärlden att företaget tar ansvar för påverkan på människor i hela värdekedjan. Den kan också ligga till grund för utbildning och kommunikation internt.

Miljöpolicy

Denna mall hjälper verksamheter att formulera sin miljöambition, t.ex. att minimera utsläpp, effektivisera resursanvändning och minska avfall. Policyn är ofta ett krav vid upphandlingar och används både för att sätta mål och följa upp miljöprestanda. Den fungerar även som ett verktyg för att integrera miljöhänsyn i hela organisationen.

Affärsetikpolicy

Mallen innehåller riktlinjer kring etiskt agerande i affärssammanhang, med fokus på frågor som korruption, mutor, intressekonflikter, transparens och rättvis konkurrens. Den är särskilt viktig i globala leveranskedjor där risken för oegentligheter är högre. Policyn stärker trovärdigheten mot kunder, partners och myndigheter.

Checklista för styrelsen

Ett stödmaterial som tydliggör styrelsens ansvar i hållbarhetsarbetet. Checklistan hjälper till att säkerställa att styrelsen har översikt över policyer, risker, rapportering och uppföljning. Den är ett praktiskt verktyg för att förankra hållbarhetsfrågor på högsta ledningsnivå och säkerställa att hållbarhetsarbetet är strategiskt integrerat.

Identifiering av riskleverantörer

Mallen ger en struktur för att identifiera vilka leverantörer som bör betraktas som högrisk, baserat på t.ex. bransch, geografi, tidigare historik eller typ av vara/tjänst. Den hjälper verksamheter att prioritera sina insatser i leveranskedjan och lägga resurser där risken för negativ påverkan är störst.

Kartläggning av leveranskedjan

Ett praktiskt verktyg för att dokumentera och visualisera hela leveranskedjan – från råvaruutvinning till färdig produkt. Mallen gör det enklare att förstå vilka aktörer som ingår, var de befinner sig, och vilka risker som finns i olika led. Det är ett första steg i att arbeta med tillbörlig aktsamhet.

Riskbedömning av leveranskedjan, inklusive åtgärds- och gottgörelseplaner

Denna mall hjälper verksamheter att analysera identifierade risker i leveranskedjan och planera åtgärder för att förebygga, begränsa eller kompensera skador. Den innehåller även stöd för att ta fram konkreta handlingsplaner och sätt att följa upp att insatser får effekt. Det är en nyckelkomponent i due diligence-arbetet.

Prekvalificeringsformulär

Ett formulär som används inför en upphandling för att säkerställa att leverantörer har grundläggande system, policyer och arbetssätt på plats inom hållbarhetsområdet. Det underlättar urvalet av seriösa leverantörer och kan också fungera som ett sätt att tidigt kommunicera vilka förväntningar som gäller.

Underrättelsemekanism (klagomålskanal)

En mall för att etablera ett system där anställda, leverantörer och andra intressenter kan rapportera missförhållanden, exempelvis kränkningar av mänskliga rättigheter, miljöproblem eller oegentligheter. Ett transparent och säkert klagomålsförfarande är ett krav i internationella riktlinjer och visar på ansvarstagande.

Kartläggning av förfaranden för gottgörelse

Verktyg för att dokumentera hur verksamheten idag hanterar klagomål och gottgörelse – exempelvis hur ett ärende tas emot, utreds och följs upp. Den används både som ett sätt att skapa överblick och som ett första steg mot att stärka eller förbättra processerna för att ge drabbade rättvisa.

Gottgörelseplan för den egna verksamheten

Denna mall hjälper verksamheter att ta fram en konkret plan för hur man ska gottgöra människor som har drabbats av negativ påverkan, t.ex. genom kompensation, rehabilitering eller andra åtgärder. Det kan gälla egna anställda, leverantörers arbetstagare eller lokalsamhällen.

Enkätmall för utvärdering av tillfredsställelsen med gottgörelseprocess och resultat

En viktig del av arbetet med gottgörelse är att följa upp hur nöjda de berörda är med processen och dess resultat. Denna mall ger struktur för att samla in synpunkter från klagande parter och använda feedbacken för att förbättra rutiner och åtgärder.