Lagtjänst ger C4 Energi överblick

– Uppdateringen kommer halvårsvis och innehåller också översiktlig information om hur just vår verksamhet påverkas, berättar Hannah Håkansson, miljöingenjör på företaget.

Efter ämne

Lagförändringarna är skrivna ämnesvis så att alla lagar, oavsett om de står i avfallsförordningen, miljöbalken eller någon annanstans finns tillsammans så att det blir lättare att få en överblick. Nya ändringar är markerade med gult vilket gör att man tydligt kan se när någon paragraf gjorts om.

– Ibland kan det handla om väldigt små förändringar, exempelvis en mening i en paragraf och då är det bra att de är markerade, säger Hannah Håkansson.

Lagarna är också kortfattat översatta från juridiskt språk till ”vanlig” svenska.

Kommunikation viktigt

På C4 Energi är det Hannah Håkansson som får laguppdateringarna i e-posten. Sedan är hennes jobb att sätta sig in i hur eventuella förändringar kommer att påverka koncernen och agera därefter. En annan viktig uppgift är att sprida informationen till alla i företaget som berörs. Hur hon går tillväga skiftar beroende på förändringarnas karaktär och storlek. För det mesta skickar hon ut informationen till alla chefer och andra berörda inom koncernen som i sin tur underrättar de som berörs på avdelningen. Sen är det upp till varje chef att läsa igenom lagarna för att se hur förändringarna konkret påverkar deras arbete. I vissa fall sammankallar hon också till möten så att berörda personer får diskutera lagförändringen och tillsammans jobba med att ta fram en handlingsplan.

Följa med

Lagtjänsten är ett sätt att hålla sig kontinuerligt uppdaterad och den ger en bra överblick, menar hon, men räcker inte fullt ut. Tolkningarna för hur lagförändringarna påverkar C4 Energi är väldigt korta och övergripande vilket innebär att personalen själva måste hämta hem hela förordningen för att läsa på och få ett sammanhang. Mellan intervallen för nyhetsbreven brukar Hannah Håkansson också besöka sajter som exempelvis notisum och Naturvårdsverkets hemsida för att hålla sig informerad.

– Carlbro bevakar och hjälper till med generella tolkningar. Sen utvärderar vi informationen och undersöker exakt vilka lagar som berör oss. De är ju inte helt insatta i vårt företag så ibland kan det finnas lagar som de inte tror berör oss fast så är fallet, konstaterar Hannah Håkansson.

För att en lagförteckning ska bli användbar för de enskilda medarbetarna är det viktigt att den är överblickbar och har en relevant koppling till den egna verksamheten och rutinerna i miljöledningsarbetet. Då kan lagförteckningen bli navet i arbetet med lagefterlevnad, revisioner och uppdatering av rutiner.

1. Lägg lag, förordning och föreskrift efter varandra ämnesvis. Detta gör det lättare för medarbetarna att få ett helhetsgrepp om de lagar som gäller inom olika områden.

2. Ange kortfattat vilka krav i respektive författning som är relevanta för verksamheten.

3. Länka till lagtexten.

4. Koppla författningen till de rutiner i miljöledningssystemet som säkrar att den följs.

5. Ange senaste uppdatering och senaste införd ändring av varje författning.

6. Ange kortfattat vid varje författning senaste kontroll av lagefterlevnaden.

7. Utbilda berörd personal i att läsa, tolka och använda lagförteckningen samt hur en lagefterlevnadskontroll kan gå till. Här kan det vara bra att upprätta särskilda rutiner eller komplettera rutinen för internrevision.

8. Det är också bra om vägledande material och allmänna råd och handböcker anges i förteckningen, även om dessa inte utgör några krav. Det underlättar för den enskilde medarbetaren att hitta litteratur som hjälper till att tolka kraven.