Expertens bästa tips – Så förbereder du HELA organisationen för CSRD

– Några vanliga utmaningar många små och medelstora företag upplever är brist på kunskap samt tid och resurser att dedikera till arbetet. Så en utmaning är rent organisatoriskt. Att strukturera upp arbetet så att det allokeras tid, pengar och kunskapshöjande insatser för dem som ska arbeta med hållbarhetsarbetet. Många har inte budgeterat för denna kostnad och därför blir enkla och kostnadseffektiva lösningar intressant, säger hon.

En annan utmaning för mindre företag, menar hon, är att hålla koll på – och efterleva – alla regler och krav som kommer.

– Små och medelstora företag behöver anpassa sig till EU:s nya hållbarhetsdirektiv som exempelvis CSRD. Detta kräver både tid och kunskap att förstå vad det innebär för organisationen och vad man behöver göra för att säkerställa efterlevnad. Det är utmanande för små företag att ta fram metoder och processer för att genomföra olika typer av analyser och bedömningar som krävs, till exempelvis dubbel väsentlighetsbedömning.

En ytterligare utmaning, konstaterar hon, är kunskap kring att integrera hållbarhet i strategier och affärsmodeller.

– Detta kräver god kunskap om exempelvis resurseffektivisering, minskning av klimatpåverkan och koldioxidutsläpp. Det innebär också att man har god koll på sina leverantörskedjor och säkerställer att miljömässiga och sociala hållbarhetskrav efterlevs.

Stephanie Bedin ger sina bästa rekommendationer till hur olika företagsroller på företaget kan förbereda sig för CSRD.

VD

Hållbarhetsrapporteringen blir nu en del av affärsstrategin och en förväntan från investerare och kunder att det ska finnas transparens och regelefterlevnad. Eftersom hållbarhet inte längre är valbart – blir det lika viktigt som finansiell rapportering.

Så – säkerställ att hållbarhetsstrategin är i linje med affärsstrategin. Prioritera de områden där bolaget har störst påverkan enligt dubbel väsentlighet. Se till att hållbarhetsarbetet får tillräckliga resurser och mandat i organisationen.

Ekonomi

Nya rapporteringskrav innebär att hållbarhet nu ska integreras i redovisnings- och riskhanteringsprocesser. Viktigt för alla företag idag är att försöka integrera ESG-risker i finansiell riskhantering och scenarioanalyser. Se till att prata hållbarhet med de revisorer företaget anlitar. Ska företaget rapportera enligt CSRD, så håll kontinuerlig dialog med revisorn och be om att få ta del av deras granskningsprocess.

Kommunikation

De som arbetar med den externa kommunikationen och därmed ska förmedla företagets sammanställda bild utåt måste säkerställa att all hållbarhetskommunikation bygger på korrekta data och verifierbara källor. Det går inte att nämna nog mycket att transparens är en nyckelfaktor för trovärdigheten över tid. Här behöver det utvecklas en strategi för att tydligt kommunicera företagets hållbarhetsinsatser utan att överdriva eller vilseleda. Kommunikatörerna måste få vara delaktiga och kontinuerligt få information om vad som händer i företagets hållbarhetsarbete.

HR

De sociala faktorerna som arbetsvillkor, jämställdhet och inkludering är idag minst lika viktiga som miljö och klimatfrågorna, därför blir HR en central roll i hållbarhetsarbetet. Det ska exempelvis rapporteras om arbetsmiljö, mångfald, lönegap i det egna företaget men även i värdekedjan ska det rapporteras om exempelvis mänskliga rättigheter. Social hållbarhet ska alltså integreras i HR-strategin. Företagets policys och riktlinjer kopplade till anställdas rättigheter och arbetsmiljö ska arbetas fram och samlas som underlag för att kunna svara på hållbarhetsfrågor. Det är givetvis också viktigt att stärka företagskulturen så att hållbarhet blir en del av medarbetarnas dagliga arbete.

Andra roller

Inköp behöver också vara delaktig i leverantörsutvärderingar och hitta strategi och handlingsplaner för hur företaget ska hantera utfall, som att leverantörer behöver bytas ut. Vi brukar även ge rådet att det är väldigt bra om man, tidigt i processen, säkerställer att styrelsen har rätt och tillräcklig kunskap. Ska företaget rapportera enligt CSRD så är det extra viktigt att styrelsen genomgått utbildning eller gemensamma workshops, med eller utan ledningen.

Hållbarhetsansvarig

Slutligen kommer vi till den hållbarhetsansvarige som ska säkerställa att företaget har rätt metoder och verktyg för att samla in, analysera och rapportera hållbarhetsdata. Ska företaget rapportera enligt CSRD så är det givet att den hållbarhetsansvariga personen nu får fler kollegor att samarbeta med, då lagravet kräver insamling av data från fler delar av organisationen så som ekonomi, HR och inköp. Hållbarhetsansvarig ska också ombesörja att medarbetarna i företaget utbildas med relevant kunskap. En viktig del är också att engagera organisationen så att hållbarhetsarbetet blir en integrerad del av verksamheten.

Stephanie Bedin 3 bästa tips för att komma igång med CSRD

1. Utbilda både ansvarig person samt ledning och styrelsen för att förstå omfattningen av arbetet och dedikera en budget och resurser utefter det.

2. Säkerställ att ni har rätt verktyg för att göra arbetet smidigt och strukturerat. Med en bra plattform lagras allt arbete årligen och en hel del kan återanvändas kommande år.

3. Gör en tydlig arbetsplan och börja i god tid. Allt man gör första gången tar tid, andra gången blir det lättare. Underskatta inte hur mycket tid man behöver lägga på de olika stegen i arbetsprocessen.