Dokumentationen ryggraden i miljöledningsarbetet

Standarden ISO 14001 innehåller krav på dokumentation och dokumentstyrning. Många företag har redan ett kvalitetsledningssystem när de börjar med miljöledningsarbetet. Då finns strukturen färdig och det är lätt att bygga vidare. Det kan upplevas som svårare att starta från grunden när man ska bygga upp dokumentationen i ett miljöledningssystem.

– Jag rekommenderar att man lägger tillräcklig med tid på ”pappersarbetet” i början, även om det inledningsvis kan kännas omständigt. Det lönar sig i längden, säger Krister Johnson, revisionsledare hos DNV Certification.

Uppstramning i nya ISO 14001

Dokumentstyrning innebär att styra hur de dokument som sköter miljöarbetet ska hanteras. Syftet är skapa repeterbarhet, att kunna garantera att återkommande aktiviteter, till exempel mätningar, görs likadant från gång till gång.

Det ska till exempel finnas rutiner för hur ett nytt dokument tas fram eller när en befintlig rutin ändras. Ett nytt eller ändrat dokument skickas på remiss, som förslag till dem som berörs. Efter remissen är det lämpligt med en kontroll av till exempel kvalitets- eller miljöchefen, som ser över att dokumentet platsar i systemets struktur och upplägg. Innan publicering i ledningssystemet ska dokumentet godkännas av lämplig chef som har en helhetsbild över området som rutinen berör.

I förslaget till den nya utgåvan av ISO 14001 är kraven på dokumentstyrning identiska med de i ISO 9001.

– Det innebär att kraven på dokumentstyrning stramats upp i den nya versionen och att man kan se ISO 9001 som en förebild på området, berättar Krister Johnson.

Starta med processerna!

En bra startpunkt när man ska dokumentera sitt miljöledningsarbete är att utgå från företagets processer och de miljöaspekter som är kopplade till dessa. I kvalitetsledningsstandarden ISO 9001 finns ett avsnitt om processtyrning som innehåller en hel del matnyttigt även för den som ska bygga upp ett miljöledningssystem.

– Läs om processer i ISO 9001 så får ni ett inspiration till ett modernt synsätt på ledningssystem, tipsar Krister Johnson. På så vis får ni ett mer användbart, synligare och mer överblickbart ledningssystem.

Genom att använda intranätet och där lägga en processkarta som startsida för ledningssystemet blir sammanhanget tydligt. Alla dokument och rutiner kan på så vis kopplas till processerna.

– Därmed förstår alla och kan oftast se sin del i processen och ju mer var och en förstår sin egen roll i miljöarbetet, desto lättare är det ju att ta till sig, säger Krister Johnson. Det är viktigt för att miljöledningsarbetet ska lyckas.

Två typer av dokument

I ledningssystemet finns två typer av dokument, styrande och redovisande. De styrande styr arbetet och de redovisande dokumenten visar resultatet av miljöarbetet.

Redovisande dokument ska bevaras. I ISO 14001 anges inga arkiveringstider utan dokumentationen ska sparas så länge den är till nytta. Dock kan tiden som ett dokument ska arkiveras styras av lagstiftning och i offentliga verksamheter finns ofta regelverk för hur lång tid ett dokument ska bevaras.

– Arkiveringen har förändrats under åren. Förr, under ”papperstiden” fanns olika gallringsfrister, som medförde att man var tvungen att ”städa” i arkivet årligen. Nu är det oftast enklare att helt enkelt spara allt, digitalt och sökbart, berättar Krister Johnson.

Utskrifter bör i första hand betraktas som arbetsredskap.

– Lämplig giltighetstid för ett styrande dokument som skrivits ut ur ledningssystemet är ca 30 sekunder – sanningen ska alltid finnas i datorn, säger Krister Johnson.

Var noga med att definiera strukturen

Speciellt i digitala system är det viktigt att vara noga med att definiera vilken typ av dokument det handlar om. Formatet gör att rutiner, instruktioner, blanketter och redovisande dokument ibland flyter ihop.

– Var noga med strukturen, det gör även att det blir lättare att hitta, tipsar Krister Johnson.

Dokumentationen styrs av behovet

Hur omfattande ledningssystemet blir är beroende av organisationens storlek. Hur många instruktioner och vilken detaljnivå som behövs beror av verksamhetens komplexitet och personalens utbildningsnivå.

– Om man bemannar en husfabrik med snickare räcker det ofta med ritningar. Tar man in personal utan utbildning och erfarenhet får man ange hur långt det ska vara mellan spikarna, förklarar Krister Johnson.

Exempel på obligatoriska dokumentationskrav är till exempel att roller och befogenheter skall vara definierade samt rutiner för verksamhetsstyrning där avsaknaden av rutiner kan leda till att man inte kan leva upp till sin miljöpolicy.

– Syftet är ju att varje företag själv ska konstruera sitt system så att de mål man satt upp för miljöarbetet kan nås. Utgå från era behov och se till att ni dokumenterat det som behövs för att det ska fungera, betonar Krister Johnson.

Tidigare har funnits missförstånd som lett till väl detaljerade miljöledningssystem, ofta i tjänsteföretag. Det handlar inte om att i detalj beskriva hantering av kontorsmateriel. Den stora miljöpåverkan finns i företagets kärnverksamhet.

– Hos till exempel en byggkonsultfirma handlar det ju om slutprodukten – i ett hus finns miljöpåverkan i form av energiförbrukning, materialval, återvinning som påverkar under 100 år framöver. Det är här tyngdpunkten i dokumentation och styrning ska ligga, förklarar Krister Johnson.