Så ställer du cirkulära krav vid inköp

Det kan enligt honom handla om att köpa en tjänst i stället för en produkt, välja återbrukat framför nytt eller hitta en lösning som gör att produkten används mer effektivt. Vilka krav som är relevanta beror därmed på vad inköpet ska åstadkomma.

Välj krav utifrån behovet

Upphandlingsmyndigheten presenterar en modell med fem mål för cirkulär upphandling, framtagen av Vlaanderen Circular. Till varje mål hör strategier som kan användas för att välja inriktning på inköpen:

1. Begränsa den totala materialåtgången. Minska mängden material som behövs för att möta verksamhetens behov. Delad användning är en möjlig strategi, eftersom flera användare då kan nyttja samma produkt.
2. Minska mängden jungfruliga råvaror. Minska behovet av nya råvaror genom att exempelvis köpa återbrukade produkter eller efterfråga produkter som innehåller återvunnet material.
3. Förläng livslängden på produkter. Efterfråga produkter som kan användas länge, exempelvis genom krav på reparerbarhet, möjlighet till uppgradering eller förlängda garantier.
4. Maximera möjligheten att återanvända produkter och komponenter. Skapa förutsättningar för att hela produkter eller delar av dem ska kunna användas igen. Det kan handla om produkter som går att demontera eller avtal om återtagning och återanvändning.
5. Maximera möjligheten att återanvända och återvinna material. Se till att materialet kan tas till vara när produkten inte längre används. En möjlig strategi är att efterfråga produkter som är utformade så att materialen kan separeras och återvinnas.

Till målen hör olika strategier. Delad användning kan exempelvis minska behovet av produkter, medan förlängda garantier och möjligheter att reparera eller uppgradera kan bidra till längre användning. Andra strategier är att efterfråga produkter som kan demonteras eller att avtala om återtagning och återanvändning.

Modellen, som har tagits fram av Vlaanderen Circular och presenteras på myndighetens webbplats, kan enligt Upphandlingsmyndigheten användas både för att planera inköp inom en kategori och som stöd i en enskild upphandling.

Undersök vad marknaden klarar

När relevanta cirkulära lösningar har identifierats behöver inköparen bedöma ambitionsnivån. Joakim Thornéus framhåller att det är den samlade kravbilden som påverkar hur många leverantörer som kan lämna anbud.

– I en upphandling ställer man ju också andra krav som kan begränsa utbudet och dessa i kombination med krav på cirkularitet kan ytterligare påverka hur många leverantörer som kan lämna anbud.

Hans råd är därför att göra marknadsanalyser och föra en tidig dialog med leverantörerna för att ta reda på hur högt ribban kan läggas.

Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst innehåller färdigformulerade hållbarhetskrav för olika produktområden. Kraven tas fram i upp till tre nivåer: bas, avancerad och spjutspets. Alla hållbarhetskriterier handlar dock inte om cirkularitet; tjänsten omfattar både miljömässiga och sociala frågor.

Enligt myndighetens beskrivning ska basnivån kunna användas utan alltför stora resurser eller omfattande specialistkompetens. Det finns ofta god tillgång till produkter och tjänster som uppfyller kraven. Avancerad nivå kan innebära ett mindre utbud och kräva mer arbete med granskning och uppföljning. På spjutspetsnivå efterfrågas det bästa tillgängliga alternativet på marknaden inom de hållbarhetsaspekter som kriteriet gäller. Det kan kräva mer specialkompetens och mer tid för verifiering.

Valet behöver enligt myndigheten anpassas till den enskilda upphandlingens behov, marknadens förutsättningar och organisationens resurser.

Planera uppföljningen när kraven skrivs

Ambitionsnivån behöver också motsvaras av en förmåga att kontrollera att kraven uppfylls. Joakim Thornéus betonar att organisationen redan när kraven formuleras behöver bedöma hur de ska följas upp.

– Det är därför viktigt att man när man formulerar sina krav säkerställer att de går att följa upp, samt att det också finns kompetens och resurser för uppföljningen.

I kriterietjänsten finns förslag på hur kraven kan följas upp och vilka bevis leverantörerna kan lämna. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att inköparen anger hur leverantören ska redovisa att ett krav uppfylls och när bevisen ska lämnas: med anbudet eller vid en eventuell uppföljning. Myndigheten påpekar också att leverantören ska kunna lämna andra bevis än de som föreslås.

Enligt myndighetens vägledning leder fler kriterier inte automatiskt till en mer hållbar upphandling. Urvalet behöver utgå från behovet och från hur många krav organisationen faktiskt kan följa upp.

Myndigheten rekommenderar även att de färdigformulerade kriterierna används i sin helhet, utan omformuleringar, och för de produkter som de har tagits fram för. Där kriterier saknas kan organisationen formulera egna krav.

Förankra arbetet i organisationen

För att cirkulära inköp ska bli en återkommande del av verksamheten behövs enligt Upphandlingsmyndighetens vägledning tydlig styrning från ledningen. Målen behöver finnas i organisationens styrdokument för inköp, exempelvis i inköpsstrategin eller inköpspolicyn, och omsättas i aktiviteter och rutiner.

Det kan handla om interna system för återbruk och reparation, riktlinjer för inköp eller styrning som hjälper beställare att välja produkter som uppfyller cirkulära krav. Myndigheten lyfter också utbildning och information som stöd för att förändra inköpsrutinerna.

För att prioritera arbetet rekommenderar myndigheten att organisationen delar upp sina inköp i kategorier och analyserar deras miljöpåverkan. Syftet är att kunna rikta resurserna till de områden där de kan göra störst nytta och undersöka vilka cirkulära strategier som passar respektive kategori.

Att arbeta systematiskt behöver samtidigt inte innebära att allt förändras på en gång. Joakim Thornéus rekommenderar att organisationer lär av andras erfarenheter och börjar med en avgränsad upphandling som kan ligga till grund för fortsatt arbete.

– Börja i en mindre skala.

Erfarenheterna från en sådan pilot kan enligt honom sedan användas för att skala upp arbetet.