Tidscoachens 5 tips: Så får du arbetet att gå ihop

Och enligt undersökning från Sveriges chefsorganisation Ledarna är just tidsbrist ett av de största hindren i den hållbara utvecklingen. Enligt Ledarnas Hållbarhetsbarrometer 2023 uppger över hälften av chefer med hållbarhetsansvar att tidsbrist är ett av de största hindren för att deras organisationer ska bli mer miljömässigt hållbara.

Men tidscoachen Dorotea Petterson har uppfattningen att tidsbrist inte existerar. Hon har coachat och hållit kurser om effektivitet och tidsoptimering i tretton år och menar att det handlar om hur man använder sig av sin tid.

– Tidsbrist är en upplevelse, en känsla i stunden. Vi känner att tiden inte räcker och att allt kommer på en och samma gång. Då måste man stanna upp och tänka vad man behöver ta tag i. För tidsbrist är i grunden ett planeringsproblem. Det handlar om hur vi lägger upp vår tid och hur vi tänker långsiktigt, säger hon.

1. Få koll på företagets övergripande vision

Det första steget för att få ordning på sin tid, och få bort den där överväldigande känslan av att allt kommer på en och samma gång, är enligt Dorotea Petterson att ha koll på vad företaget eller organisationen vill åstadkomma och vilka övergripande mål och visioner som finns.

– Vet man inte det, finns det inget att studsa tillbaka sin planering på, säger hon.

2. Förstå dig själv

När man har koll på företagets övergripande vision, säger hon att det är viktigt att gå in i sig själv och försöka förstå hur man fungerar som individ. Det handlar om att förstå sina egna beteenden som om man prokrastinerar mycket, är en perfektionist och vilken tid på dygnet som man jobbar bäst.

– Förstår man sig själv, och vet hur man jobbar bäst, är det lättare att lägga upp sin planering. Många har exempelvis lättare att ta sig an svårare uppgifter på morgonen, som att skriva en svår skrivuppgift. Då är det bättre att lägga möten på eftermiddagen. Om man vet med sig att man brukar prokrastinera, så är det bra att sätta korta deadlines för sig själv, säger Dorotea Petterson.

Att förstå att man är människa, och har olika mycket energi olika dagar, säger hon också är en nyckel för att få sin tid att gå ihop. När man kommer till jobbet säger hon att det därför är viktigt att känna efter och fundera över vilka arbetsuppgifter man kommer att klara av under dagen.

– Om man har sovit dåligt, är förkyld eller har haft ett stort bråk med barnen, har man ofta mindre energi över när man kommer till jobbet. Då kanske man kan flytta fram de svårare uppgifterna till dagen efter, och ta sig an enklare uppgifter under tiden, säger hon.

3. Prioritera utifrån resultat

Att förstå sig själv knyter an till det Dorotea Petterson anser är tidsoptimeringens A och O – att prioritera rätt. Men innan hon går vidare, menar hon att det först är viktigt att förstå och hålla isär begreppen produktivitet och effektivitet.

– Produktivitet handlar om att man gör aktiviteter på rätt sätt. Effektivitet handlar om att man väljer rätt sak att göra. Inte att man gör saker snabbt, utan rätt. Gör du det, blir effekten att du får mer gjort, fortsätter hon.

Så hur ska man prioritera rätt? Utifrån Dorotea Pettersons trettonåriga erfarenhet som coach inom området, är det något som många idag är dåliga på. Hennes främsta råd är att prioriteringar måste vara riktat mot vilket resultat man vill uppnå.

– Om man i slutet av veckan känner att man gjort väldigt mycket, men egentligen inte åstadkommit något har man troligtvis prioriterat fel. Man har prioriterat utifrån en brinnande lista, i stället för utifrån vilka resultat man vill uppnå, säger hon.

När man påbörjar sin planering, säger hon att det därför är viktigt att ha tydliga resultat framför sig.

– När resultatet är tydligt, behöver sedan alla att-göra-aktiviteter leda mot resultatet. Som att man ska ha färdigställt en rapport, ringt ett visst antal människor eller påbörjat en skriftlig sammanställning, säger hon.

4. Bryt ner arbetet i delresultat

När det kommer till hållbarhetsarbete, arbetar många idag utifrån stora övergripande mål. Som att minska utsläppen med 70 procent till 2030, eller nå klimatneutralitet till 2040. Dorotea Petterson säger att det inte är fel, men menar att det är svårt att jobba utifrån. I stället förespråkar hon att jobba utifrån delmål, eller delresultat som hon kallar det.

– Stora mål behöver brytas ner. Man behöver planera och bryta ner vilka resultat man vill åstadkomma under en månad, en vecka och en dag, säger hon.

5. Skapa motivation

Det leder vidare till hennes sista medskick – att skapa motivation. För om man ser att det arbete man utför ger resultat, menar Dorotea Petterson att det är mycket lättare att få upp motivationen.

– När man ser resultaten, blir jobbet mycket roligare. Att sikta mot mål till 2030 kan skapa inspiration, men inte motivation. För att motivation ska komma, är det viktigt att förstå att man behöver göra saker. När du har som mest energi över, ta tag i den där svåra uppgiften som ska leda till ett visst resultat. Lägg fem minuter på den, och se vad som händer, avslutar hon.