Miljöledningssystem Gör miljöarbetet till vardag

I uppbyggnadsskedet av miljöledningssystemet krävs mycket tid och kraft. Även om en del görs av specialister är det viktigt att chefer på alla nivåer avsätter tid för att delta i arbetet. När systemet är infört minskar resursbehovet kraftigt. De resurser som då behövs är främst de som krävs för att uppnå målen företaget själv sätter upp.

– Att ledningen är intresserad och visar det är viktigt för att miljöledningssystemet ska fungera, säger Peter Nydell, miljörevisor hos DNV Certification.

För att systemet ska bli effektivt bör huvudansvaret för miljöfrågorna ligga ”i linjen”. Stöd för kompetens och samordning kan ligga som stabsfunktioner.

– Det gäller göra miljöarbetet till en naturlig del i det dagliga arbetet, då blir kostnaden lägst och effekten störst, säger Peter Nydell. Ett gott råd är även att utse någon som bevakar miljöfrågorna i budgetarbetet så att resurser tillsätts från början.

Rätt utbildning till rätt person

Grundregeln är att alla ska veta hur de påverkar miljön när de utför sina arbetsuppgifter.

– Här måste man utgå från arbetsuppgifterna. Ställ frågan vad en person behöver kunna för att utföra sitt arbete på ett sätt som minskar miljöpåverkan, förklarar Peter Nydell.

Behoven är mycket olika. Den som exempelvis hanterar farligt avfall behöver lära sig hur olika typer av farligt avfall ska förpackas och deklareras.

– Chefer, och till exempel inköpare, behöver få en god förståelse för miljöledningssystemet och den påverkan olika beslut medför, berättar Peter Nydell.

Andra som behöver specifik kunskap är de som bedömer miljöaspekter och arbetar med kemikaliesäkerhet. Den nya utgåvan av ISO 14001 förtydligar att det kan behövas utbildningen även för personer utanför den egna organisationen som tillfällig personal, vikarier och konsulter.

När ansvaret för miljöfrågorna fördelas är det viktigt att skilja på arbetsuppgifter och själva ansvaret.

– En person kan ha som arbetsuppgift att hantera farligt avfall. Oftast ligger dock det formella ansvaret för hanteringen inte på personen som utför själva arbetet, utan på chefsnivå, till exempel hos fabrikschefen. Personen som gör jobbet kan dock behöva få befogenhet och kompetens att skriva och signera deklarationerna för farligt avfall, förklarar Peter Nydell.

Kommunicera proaktivt

I den nya utgåvan av standarden har delkravet om kommunikation förtydligats. Företaget ska ha rutiner för att kommunicera proaktivt med myndigheter, närboende, grannar, media, försäkringsbolag, ägare och finansiärer.

– Ett gott råd är ju att informera närboende och myndigheter i förväg. Det skapar oftast större tolerans och förståelse, till exempel för tillfälliga lukt- eller buller störningar, säger Peter Nydell.

Om företagets köper produkter eller tjänster som är kopplade till de betydande miljöaspekterna, ska företaget även ställa krav på miljöförbättringar till sina leverantörer. Det kan vara krav på produkten, till exempel: ”vi skulle vilja ha fungerande lödtenn utan bly”, på tillverkningen: ”vi vill att virket kommer från uthålligt skogsbruk” eller på genomförandet: ”vi vill att alla transporter sker med moderna lastbilar.” Önskemålen och kraven bör vara konkreta

– Ett formulär med fråga om leverantören är ISO 14001-certifierad är inte tillräckligt, understryker Peter Nydell.

Internt är det viktigt att kommunikationen hamnar på rätt nivå till exempel på ett avdelningsmöte hos dem som hanterar miljöfrågorna i sitt dagliga arbete.

– Enbart meddelanden på en anslagstavla fungerar sällan bra. Det är det viktigt att inte bara prata till, utan med! De som gör saker i praktiken besitter ofta mycket klokskap, påpekar Peter Nydell.

Nödlägesplaner måste fungera i praktiken

I andra fall, när det gäller nödlägesberedskap, kan just anslag på väggen vara att rekommendera. Instruktioner bör finnas direkt i anslutning till där olyckorna bedöms kunna inträffa, och inte enbart i företagets datasystem. Det är också viktigt att instruktionen är enkel och praktiskt beskriven, som en checklista.

– När olyckan väl är framme är det ju ofta upprörda eller till och med chockade personer som snabbt måste hitta och ta till sig instruktionen. Texten bör dessutom vara så stor att den kan läsas utan läsglasögon, säger Peter Nydell.

Vilken grad av nödlägesberedskap som behövs beror på vilka risker som finns. Det kan vara alltifrån stora katastrofer med liten sannolikhet att de inträffar till små vardagsmisstag som lätt händer. I bedömningen måste man ta hänsyn till både sannolikhet och konsekvens. Till exempel är det större sannolikhet att trucken tappar ett 200-liters fat med kemikalier än att en hel fabrik brinner upp.

– Det är viktigt att ha en fungerande beredskap både för att bromsa den stora olyckan och ta hand om vardagsproblemen, tycker Peter Nydell.

Nödlägesplanerna ska även vara övade och resultatet dokumenterat, ungefär som en brandövning. Nödlägesberedskapen för miljö går oftast hand i hand med andra rutiner för skydd, arbetsmiljö och säkerhet.

Prioritera rätt

De områden många företag behöver arbeta med både under införandet och driften av miljöledningssystemet är framförallt lagefterlevnad, kommunikation av krav till leverantörer och kemikalie- och avfallshantering.

– Det är väldigt vanligt är att vi vid revisioner finner att företag, ofta omedvetet, begår lagbrott i större eller mindre skala. Ofta beror det på att man inte vet vilka regler som gäller, till exempel när det gäller att söka tillstånd från myndigheter, berättar Peter Nydell.

I miljöarbetet gäller det alltså att arbeta med de betydande miljöaspekterna och se till att lagar och andra krav följs. Att styra och övervaka detta och arbeta stegvis för att minska all miljöpåverkan.

– Miljöarbetet handlar om prioriteringar. Gör något åt det som är viktigt och strunta i resten, tipsar Peter Nydell.

Sara Bohlinder