Uppdaterat verktyg för cirkulär upphandling – så använder du det
Verktyg Det är fortfarande få som följer upp och säkerställer att cirkulära mål uppnås i upphandlingar. Nu uppdaterar Upphandlingsmyndigheten sin webbtjänst och förklarar för Miljö & Utveckling hur de nya funktionerna kan användas.
UPPHANDLING OCH INKÖP är ett kraftfullt verktyg för att driva på utvecklingen mot cirkulär ekonomi. Men för att upphandling som verktyg ska fungera krävs uppföljning av avtalen som mäter utfallet. För att hjälpa organisationer har Upphandlingsmyndigheten nu uppdaterat webbstödet för avtalsuppföljning vid upphandling som främjar cirkulär ekonomi.
– Vi har tagit fram vägledning och stöd kring hur man kan följa upp upphandlingar som ska främja omställning till mer fossilfrihet och cirkulär ekonomi. Vi ser att det finns ett behov hos många organisationer, kommuner, regioner och myndigheter att bli bättre på att följa upp de olika upphandlingar man gör, säger Patrick Amofah, projektledare för regeringsuppdraget om cirkulär och fossilfri upphandling.
Att följa upp avtal som främjar cirkulär ekonomi är egentligen inte så annorlunda mot att följa upp andra typer av avtal. Men Patrick Amofah poängterar att uppföljning är extra viktigt vid upphandlingar som syftar till samhälleliga mål.
– Där måste man vara ännu tydligare och följa upp så att upphandlingarna bidrar till det man vill åstadkomma. Blev det så som man ville?
PATRICK AMOFAH SÄGER att det är viktigt att man redan från början sätter upp mätpunkter som på något sätt gynnar utvecklingen mot cirkulär ekonomi. Nya mätpunkter innebär sannolikt också nya metoder för att mäta.
– Det finns till exempel många sätt att mäta hur målen kan nås. Om det handlar om datorer eller telefoner kan man till exempel ställa krav på att de ska ha en längre livslängd än vanligt. I andra sammanhang kanske man kräver mer återvunnet material. Eller krav på att befintliga resurser återanvänds och så vidare, säger Patrick Amofah.
PATRICK AMOFAH SÄGER också att cirkulära krav i upphandling också ökar kraven på kunskap och kompetens hos leverantören.
– Har man den kompetens som krävs för att säkerställa att kraven möts?
Upphandlingsmyndigheten gjorde för en tid sedan en undersökning av hur många upphandlingar med miljökrav som följdes upp. Där konstaterades att 65 procent av de tillfrågade organisationerna ställde miljökrav, men att man bara i 35 procent av upphandlingarna följde upp att miljökraven följdes.
– Det här behöver förstås bli mycket bättre, säger Patrick Amofah.
Ett av Patrick Amofahs tips för bättre cirkulär upphandling är att behovsägaren, det vill säga den som ska använda produkten eller tjänsten, tar ett större ansvar och hjälper upphandlaren, det vill säga den enhet som står för själva inköpet.
– Hos behovsägaren finns resurser och kompetens som kan hjälpa upphandlaren att följa upp.
Fakta
Cirkulär upphandling
När en cirkulär upphandling ska realiseras måste leveransen följas upp för att säkerställa att mål och intentioner uppnås. Utmaningen med att följa upp just cirkulär upphandling ligger ofta i detaljer kring exempelvis vilka mätetal som ska användas.
Implementering
► Säkerställ redan vid uppstartsmötet med leverantören att ni har en gemensam målbild.
► Ta hjälp av leverantören att sätta upp nya rutiner för implementering.
► Säkerställ att alla användare förstår alla eventuell nya system för avrop.
► Tänk tillsammans med leverantören igenom hur ni kan få användarna att välja de cirkulära produkterna.
► Utred om det går att märka de produkter som gynnar cirkulär ekonomi så att det blir tydligare för användarna att välja rätt.
► Utred om det finns möjlighet att premiera cirkulära produkter genom prissättning.
► Utred möjligheten till ytterligare kommunikationsinsatser som kan få användarna att välja de cirkulära alternativen.
Förvaltning och uppföljning
► Säkerställ att de behov som efterfrågas verkligen möts enligt avtalet.
► Skapa möjligheter att kunna spåra och kontrollera framstegen i omställningen.
► Arbeta med regelbunden rapportering, datainsamling och analys för att kunna utvärdera resultatet och effekten av initiativen.
► Säkerställ att kunskaper och erfarenheter från uppföljnings- och utvärderingsfasen tas med till nästa upphandlingsprocess.
KÄLLA: UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN
DET VIKTIGASTE ÄR dock förståelsen för att det krävs tid och resurser för att följa upp, oavsett vem som ska göra det.
– Det är viktigt att det är tydligt vem som har ansvaret för uppföljningen. Här behöver också ledningen vara involverad.
Upphandlingsmyndigheten finns till för att hjälpa offentlig sektor med sina upphandlingar, men Patrick Amofah säger att deras verktyg och metodstöd lika väl kan användas av privatägda företag.
– Det är ju egentligen ingen skillnad. Även privata företag gör upphandlingar och kan så klart använda de stöd som Upphandlingsmyndigheten tagit fram. Också leverantörer som ska delta i offentliga affärer kan ha användning av våra verktyg.
Patrick Amofah påminner också om Upphandlingsmyndighetens frågeservice.
– Vi har det vi kallar frågeservice. Du kan både ringa oss och chatta med oss om du har frågor om upphandling som ska främja fossilfrihet och cirkularitet.
