Malin Lindfors Speace har leverantörer under lupp

NÄR MILJÖ & UTVECKLING först ringer Malin Lindfors Speace befinner hon sig i en pickup, som slingrar sig fram längs en vindlande landsväg i det soliga Spanien, på väg mot en fabriksinspektion. Vi bokar ett möte, och lite mer än en vecka senare träffas vi på hennes kontor på Östermalm, där hon förbereder sig inför en kommande inspektion i Malaysia.

Trots att väskorna fortfarande väntar på att bli packade och visumansökan kräver komplettering, tycks Malin vara helt immun mot stress. Hon utstrålar en behaglig, fokuserad energi när hon kallar på sin hund Miloue för att koppla den inför deras gemensamma lunchpromenad.

För nästan 30 år sedan kämpade Malin för att dra i gång gatutidningen Situation Sthlm. Nu liksom då präglas livet av möten och nya projekt. I dag brinner hon för att hjälpa företag att ta sitt sociala, ekonomiska och miljömässiga ansvar. Hon har blivit konsult och genom sitt företag Ethos International, som hon startat, reser hon jorden runt för att inspektera diverse fabriker och anläggningar.

FRÅN BÖRJAN AV 2000-talet och till i dag beräknar Malin att hon har genomfört omkring 200 inspektioner. Under coronapandemin utfördes inga inspektioner, men före pandemin låg snittet på över 20 kontroller årligen.

– I grund och botten kan man säga att företag anlitar oss för att kontrollera att deras leverantörer följer riktlinjer och regelverk. För att minska riskerna i värdekedjan, vare sig det gäller ESG Due Diligence eller en del av en hållbar försörjningskedja, krävs platsbesök eller revisioner, förklarar Malin Lindfors Speace.

Hon målar upp en bild av hur tjänsten lockar en brokig samling kunder från olika hörn av näringslivet – allt från IT-företag och underhållningsindustrin till gruvindustrin och matproducenter.

– Inspektionsverksamheten spänner över flera sektorer. Inspektioner liknar det som ofta kallas genomlysning eller due diligence och är därför populära bland investerare. De ger bra riskanalyser och hjälper till att hitta möjliga problem. Leverantörer inom en bransch har ofta liknande utmaningar, så genom att genomföra några grundliga inspektioner kan kunden få en klar bild av branschens generella risker, säger hon.

Det vanligaste uppdraget är att kunder anlitar Malin för att genomföra inspektioner av deras leverantörer. I kontrast till de traditionella överraskningsbesöken, väljer nu fler och fler kunder att engagera sig aktivt i processen. Malin beräknar att uppdragsgivare är delaktiga i cirka 90 procent av hennes inspektioner, där de medverkar under flera faser av processen.

– Jag ser en tydlig utveckling inom inspektionsbranschen. Idag fokuserar vi på specialiserade och djuplodande inspektioner snarare än att bara utföra rutinkontroller där kvantitet prioriteras före kvalitet. Det verkar som att den gamla ”checklista-inspektionen” gradvis håller på att försvinna, säger hon.

INNAN SJÄLVA INSPEKTIONEN tar vid, påbörjas en noggrann förberedelsefas bakom kulisserna. Denna fas utspelar sig på kontoret och innebär att dyka djupt ner i omfattande mängder information och material, noggrant granskandes och analyserandes för att lägga grunden för den kommande inspektionen.

– Vi granskar en mängd olika dokument, såsom policys, rutiner, avtal, lönelistor, tidrapporter, utsläppsberäkningar och bullermätningar. Vi undersöker även leverantörens hållbarhetsarbete inom områden som mänskliga rättigheter, arbetsrätt, arbetstider, löner, försäkringar, samt hälsa och säkerhet – inklusive skyddsutrustning, arbetsmiljö och utbildningar, berättar Malin Lindfors Speace.

Förberedelsefasen, som Malin förklarar, är den mest tidskrävande delen av processen, där timmar och ansträngning läggs ner för att säkerställa en stark grund. Hon säger att det är just kvaliteten på förarbetet som utgör skillnaden mellan en framgångsrik inspektion och en som inte uppfyller förväntningarna.

– Till exempel kan en avfallsdeponi i Järfälla kräva en halv dags inspektion, medan det kan ta två till tre dagar att noggrant granska en stor fabrik i Kina med tusentals anställda. Tidsåtgången påverkas av den omfattning som behöver undersökas, förklarar Malin Lindfors Speace.

När det är dags för själva inspektionen, börjar processen vanligtvis med att träffa ledningen för att få en översikt över verksamheten. Malin betonar att det är mycket värdefullt att lyssna direkt på ledningen och få insikt i deras dagliga rutiner, trots det omfattande förarbete som redan har utförts.

Malin skildrar hur ledningen och cheferna på anläggningen vanligtvis tar emot henne med öppna armar. Men ibland uppenbaras olikheter i synsätt och perspektiv på vissa frågor. Hon minns ett besök på en textilfabrik där sömmerskorna var inlåsta dygnet runt, en situation som kastade ljus över de skarpa kontrasterna mellan hennes förväntningar och fabrikens verklighet.

– När jag frågade chefen varför han stängde av hissen och höll sömmerskorna inlåsta, svarade han att de kanske skulle lämna jobbet annars. Jag observerade även beväpnade vakter som övervakade arbetsplatsen för att förhindra stölder. Ibland stöter man på personer som har en helt annan syn på omvärlden och människor än vad man själv har, vilket kan göra det utmanande att samarbeta. Det är särskilt jobbigt att arbeta med personer som varken vill eller kan göra någonting, och som dessutom har en orimlig syn på sina medmänniskor, säger hon.

När Malin blickar tillbaka på några av de mest skrämmande exemplen hon har stött på under åren, berättar hon om en kemikaliefabrik i Kina. Fabriken hanterade extremt farliga ämnen, sådana som nästan gav intrycket att man kunde få cancer bara genom att se på dem. Där arbetade människor, dränkta i dessa kemikalier från topp till tå, i en miljö som var långt ifrån säker. Hon minns hur ämnet skummande vällde ur duschen på deras hotellrum efter att de återvänt från besöket.

– Jag kommer ihåg en annan gång när jag besökte en anläggning som hanterade farligt avfall. Det var tunnor med ämnen som var extremt skadliga för både miljön och hälsan, och jag såg hur man helt enkelt hällde ner dem i ett hål i naturen bredvid träd och vatten. Det var en chockerande syn som etsade sig fast i mitt minne, säger Malin Lindfors Speace.

MALIN GENOMFÖR INTE bara inspektioner av anläggningar, där hon granskar allt från nödutgångar och brandsläckare till bullernivåer och tillgänglighet till toaletter. Hon genomför också nyckelintervjuer med ansvariga personer, såsom chefer för hälsa och säkerhet, personalansvariga, lagerchefer och HR-chefer. Syftet med dessa intervjuer är att få en djupare förståelse för deras roller och perspektiv på verksamhetens utmaningar och fördelar. På detta sätt kan Malin få en mer komplett bild av verksamheten och dess funktioner.

– Ett viktigt steg är att intervjua anställda på anläggningen både individuellt och i grupp. Det är nödvändigt att intervjua tillräckligt många för att kunna säkerställa att den erhållna informationen är representativ och kan generaliseras, säger hon.

En framgångsrik inspektion kännetecknas enligt Malin Lindfors Speace av en noggrann förberedelse och närvaron av minst två inspektörer på plats.

– Det är viktigt att man inte arbetar ensam, eftersom det krävs mycket bearbetning av information samtidigt som man ska intervjua personal, ta anteckningar och observera vad som händer runt omkring.

DOKUMENTATIONEN ÄR EN viktig del av inspektionen och Malin säger att det är viktigt att ta många bilder och samla in mycket information, inte bara följa en checklista.

– Att en person bara kommer till anläggningen, går runt en halvtimme och prickar av en lista kommer aldrig leda till en grundlig inspektion. Engagemang och tid är avgörande för att utföra en bra inspektion, både före, under och efter besöket.

Efter inspektionen identifierar Malin brister som kan åtgärdas på plats och uppmanar ledningen att göra det. Efteråt har de ett möte med samma personer för att gå igenom åtgärderna och ge en översiktlig bild av verksamheten. Tillbaka på kontoret i Sverige sammanställs sedan en rapport baserad på en fastställd protokollram.

Vad är svårast i ditt arbete?

– När man ska applicera teorin på verkligheten och få en korrekt bild av hur saker och ting fungerar, behöver man ställa många frågor. Vid tekniska och komplexa anläggningar kan det vara utmanande att förstå hur allt hänger ihop, även efter att man har gjort grundliga förberedelser och fått en utförlig förklaring av verksamheten. Särskilt när man står framför en stor maskin eller en labyrint av tunnor, fläktar och rör, kan det vara svårt att snabbt sätta sig in i hur allt fungerar och hänger ihop.

Vad är det roligaste med inspektionerna?

– Att se till att anställda får regelbundna utbetalningar och tillgång till brandskydd och andra grundläggande arbetsförhållanden kan ha en enorm positiv effekt på kort tid. Genom att höja den lägsta nivån för arbetsmiljö och arbetsvillkor kan man på ett snabbt och effektivt sätt förbättra livet för människor. Det är en fantastisk känsla att veta att man bidrar till att göra världen till en bättre plats för andra människor.

Situation Sthlm är Sveriges äldsta gatutidning och säljs av hemlösa i Stockholm. Tidningen grundades 1994 av Malin Lindfors Speace som en reaktion på en kampanj av Stadsmissionen som ledde till en kraftig ökning av tiggeriet. I stället för att bara ge ut bistånd, fokuserade Situation Sthlm på självhjälp och att hitta lösningar på problemen hos tiggarna, vilket stod i kontrast till den rådande bilden av tiggare som helt beroende av hjälp. Malins drivkraft har alltid varit att finna lösningar på problemen, och så är fallet än idag.

– Jag tror att det är få människor som egentligen vill tigga, och jag själv önskar att ingen skulle behöva göra det. Som en person med en stark lösningsorienterad inställning är jag alltid ute efter att hitta lösningar på samhällsproblem, klimatfrågor och globala utmaningar. När möjliga lösningar finns tillgängliga är det viktigt att använda dem och jag drivs av samma passion idag som alltid – att lösa problem och arbeta mot en bättre framtid.

Malin Lindfors Speace arbetade med tidningen fram till år 2000 – totalt sju år. Under denna tid expanderade de från att vara en lokal tidning i Stockholm till att även omfatta London och Skottland.

– Dessutom grundade vi ett internationellt nätverk av gatutidningar, vilket ledde till en imponerande ökning från tre tidningar till hela 150 under en sjuårsperiod. Det var en intensiv och spännande tid.

Hur ser du på hemlöshet och tiggeri i dag?

– Av naturliga skäl är jag emot tiggeri och att ge bistånd till tiggare. Jag anser att det mest lämpliga sättet att hjälpa är att erbjuda stöd och verktyg för självhjälp. Självhjälp är en nyckelfaktor för att kunna förbättra sin livssituation, och det är viktigt att individen är delaktig i sin egen förändringsprocess. Situation Sthlm lyckades hjälpa många genom att erbjuda en möjlighet att själva påverka sin situation och förbättra sin livskvalitet. Oavsett hur länge man sålde tidningen så var det ett steg mot att förstå att man kan påverka sin egen situation genom att tjäna pengar på ett rättvist och ärligt sätt.

Hur gick resan från Situation Sthlm till att starta Ethos?

– Situation Sthlm var en fantastisk plattform för att driva en ideell verksamhet samtidigt som man arbetade med socialt ansvarstagande och finansiering genom bidrag och stöd från företag. Efter min tid på Situation Stockholm studerade jag hållbarhet och affärsutveckling i England. Därefter har jag ägnat mig åt heltidsarbete med hållbarhet och att hjälpa företag att integrera socialt ansvarstagande i sin verksamhet.

Malin Lindfors Speace utstrålar en oemotståndlig drivkraft och energi som verkligen ger intrycket av att hon älskar och trivs med sin livssituation. Ändå är det inte alltid lätt att få tiden att räcka till.

ÄVEN OM HON reser runt i hela världen för att besöka fabriker och anläggningar, är det bara en del av hennes arbete. Som vd för det etablerade och växande konsultbolaget Ethos International har hon också en mängd ansvarsområden på hemmaplan.

– Mitt huvudsakliga ansvar är att ge rådgivning och att ha en nära relation med våra kunder. Vi har en operativ chef som tar hand om vår administration samt en CFO som ansvarar för ekonomin. Min främsta uppgift är att utveckla företagsvisionen, definiera vårt tjänsteutbud, och planera för framtiden. För att lyckas är det avgörande att jag är väl insatt i kundernas behov och frågeställningar. Som en operativ vd, betraktar jag det som en del av mitt ansvar att genomföra inspektioner och besöka våra kunder i deras verksamheter.

Har du några fritidsintressen?

– Nej, jag är ingen person som springer maratonlopp eller utför andra extrema aktiviteter. Faktum är att jag är ganska vanlig och kanske till och med lite tråkig. När jag har ledig tid föredrar jag att gå ut och njuta av en god middag tillsammans med en vän eller partner, samtidigt som vi småpratar. På somrarna brukar jag gärna åka ut till landet. Vi har en liten stuga belägen i södra skärgården som jag verkligen tycker om att besöka.

Hur är du som person när du inte jobbar?

– Det är få timmar på dagen när jag inte ägnar mig åt arbete, och resterande tid tillbringar jag mestadels sovandes. Jag och min familj – bestående av mig själv, min man, vår son och vår hund – bor här på Östermalm. När vi har en stund över älskar vi att umgås med vänner och familj, och njuta av god mat och trevligt sällskap. Jag tror att många som har ett hektiskt schema uppskattar möjligheten att koppla av och umgås med nära och kära när det väl finns tid för det.

Har du några förebilder?

– Jag upplever att det finns en ständig variation av inspirerande personer runt omkring mig. Från mina nära och kära till kollegor och modiga kunder. Jag har mött många personer som har inspirerat mig på olika sätt.