Personalplanering nödvändigt för smart rekrytering

I en gigantisk organisation som Posten är det upp till varje chef att avgöra vilka människor de vill anställa, det är ingenting som man lägger sig i från central nivå. Däremot tillhandahåller man hjälpmedel som cheferna kan använda sig av vid rekrytering. På intranätet är rekryteringsprocessen upplagd i elva steg och här finns råd nedskrivna på vad cheferna bör tänka på, som exempelvis att alltid börja med att titta internt i organisationen för att se om det finns någon som skulle kunna passa för tjänsten.

– Personalplanering är väldigt viktigt för att kunna se när det är dags för större pensionsavgångar och hinna förbereda sig i god tid. Det är viktigt att hela tiden slussa in nya människor i organisationen så att utbytet av nyckelpersoner sker pö om pö, men också att ta tillvara kompetensen hos den personal som redan finns, säger Ejvon Ögren som arbetar med rekrytering på Postens centrala kontor i Stockholm.

Trainee utbildningar

Att höja kompetensnivån i företaget är något som hela tiden eftersträvas. Tidigare var det vanligt att anställda tog examen via Posten, men nu ser man gärna att nyanställda har universitetsbakgrund och försöker utforma platsannonser så att personer i den målgruppen ska bli intresserade av att söka.

Traineeutbildningar har också varit ett sätt för Posten att få in unga duktiga personer i organisationen. Ungefär vartannat år rekryteras ett tiotal nyexaminerade som får lära sig verksamheten från grunden. Av de som börjar på traineeutbildningen brukar runt 75 procent jobba kvar i organisationen efter fem år, trots det stora utbud av arbeten som finns i Stockholmstrakten där Posten har sitt huvudkontor.

– Senaste rekryteringen av trainees var i fjol då vi tog in tio nya. Trots att vi inte satsade särskilt på annonseringen kom det in 2 600 ansökningar, det är så att man tappar andan, säger Ejvon Ögren.

Internrekrytering

Men det är viktigt att inte endast vända blicken utåt utan att också söka människor internt i företaget.

– Speciellt när det handlar om chefsjobb brukar vi be varje enhetschef att ha ögonen öppna och utse minst två möjliga ersättare så att någon kan ta över om chefen slutar. Det är ganska sällan som det finns två tänkbara kandidater, men någon brukar det gå att skaka fram, konstaterar Ejvon Ögren.

Behålla personal

Hon tror inte att stora pensionsavgångar de närmaste åren blir något större problem för Posten.

– Vårt problem är inte att försöka få folk att stanna utan snarare att vi måste säga upp så många människor i och med Postens omorganisering, förklarar Ejvon Ögren.

Hon tycker inte att det finns någon större skillnad på vad äldre och yngre personer vill ha ut av sin arbetsplats. Däremot tror hon att frihet är något som uppskattas av alla.

– Om de anställda själva får planera och lägga upp sitt eget arbete tror jag att de har en större benägenhet att trivas, menar Ejvon Ögren.