Så lyckas du med datainsamlingen för din ESRS-rapportering

Den dubbla väsentlighetsanalysen avgör vad du behöver rapportera

Den dubbla väsentlighetsanalysen är ett viktigt verktyg som skapar förståelse för vad som behöver inkluderas i hållbarhetsrapporteringen. Processen ger insikter kring företagets positiva och negativa, samt faktiska och potentiella påverkan i hela värdekedjan, och hur dessa kan översättas till affärsmöjligheter och risker. Ta dig tid att sätta dig in i ämnesspecifika standarder och upplysningar för att förstå hur de passar in i din organisation. En digital helhetslösning bidrar till spårbarheten och transparensen som krävs för att utföra en värdefull dubbel väsentlighetsanalys.

Den senaste versionen av EUs standarder för hållbarhetsrapportering innehåller färre obligatoriska upplysningar

Det är endast obligatoriskt att rapportera i linje med ESRS 2. ESRS 1 innehåller instruktioner för hur den dubbla väsentlighetsanalysen bör genomföras och rapporteras för att uppfylla kraven för ESRS 2 och de för företaget kritiska ämnesspecifika standarderna. Ett tips är att läsa igenom bilaga A, som innehåller en detaljerad lista med vad du behöver inkludera i rapporten.

Det är inte säkert att ESRS täcker alla områden som är viktiga för ditt företag. I somliga fall behöver du lägga till egna ämnen, något som både uppmuntras och uppmärksammas i ESRS. En ämnesspecifik standard vara kritisk för företaget, men det innebär inte att alla upplysningar inom standarden är det. Upplysningen behöver vara relevant från ett eller båda perspektiv i den dubbla väsentlighetsanalysen – det vill säga påverkan eller finansiell väsentlighet. Sätt en tydlig gräns som definierar när en upplysning ska räknas som kritisk. Gränsen kan sättas internt eller av en tredje part, exempelvis en leverantör av digitala lösningar för hållbarhetsrapportering eller konsult.

Använd en digital lösning för att underlätta datainsamling

EUs nya hållbarhetsstandarder är omfattande och komplexa. Det blir enklare att tackla ESRS med ett strukturerat och systematiskt tillvägagångssätt för insamling av data. Genom att välja en digital helhetslösning, exempelvis Position Greens ESG-lösning, som stöd i rapporteringsprocessen, säkerställer du att det finns kapacitet att samla in både den kvalitativa och kvantitativa data som krävs. Det finns stora fördelar med att samla hela rapporteringsprocessen på ett ställe. Transparensen och spårbarheten ökar. Det blir dessutom enklare att samarbeta, vilket är av extra stor vikt eftersom ESRS förespråkar insamling av data från flera källor, både internt och externt.

Historisk data hjälper dig att förstå företagets rapportering

ESRS-rapporteringen kan vara olika omfattande beroende på företaget, men kom ihåg att ingen börjar från noll. Även om standarderna är nya, finns det många kopplingar till standarder och direktiv som du kanske känner igen sedan tidigare. Exempel är GHG-protokollet eller GRI. Det är därför viktigt att analysera tidigare rapporterad information för att förstå var företaget befinner sig i nuläget. Undersök vilka luckor som finns genom att jämföra vad företaget rapporterar på idag och vad som behöver adderas för att ESRS-kraven ska uppfyllas. Kan några av insikterna nyttjas för att sätta ihop en plan och tidslinje för företagets första ESRS-rapport?

Dokumentera ditt arbete

Genom att fokusera på dokumentation gör du inte bara revisorernas jobb enklare, utan skapar även en bra utgångspunkt för kommande rapporteringsår. Varje aspekt som anses kritisk för företaget ska dokumenteras. Inkludera detaljerad information om mål, mätvärden och hur planen ser ut framåt. Kom ihåg att vissa upplysningar kräver mer dokumentation än andra. Du kan använda dig av en digital lösning för att ladda upp stödjande dokumentation för varje upplysning. Det gör det enklare att hålla reda på all information som behövs för den obligatoriska granskningen.

Samarbeta för att lyckas med ESRS-rapporteringen

EUs nya standarder breddar synen på hållbarhetsrapportering. Det innebär att det inte längre bara är de som arbetar med hållbarhet, med stöd från HR, som kommer att behöva samla in relevant data. Datainsamlingen blir smidigare med en genomtänkt organisationsstruktur för rapportering. Bestäm vem som ska ansvara för att samla in och följa upp informationen för de olika upplysningarna.

Det kan vara en utmaning att samla in nödvändig data och insikter från olika delar av värdekedjan. En rekommendation är att initiera en dialog med branschkollegor för att få ta del av hur de tacklar insamling av data från relevanta parter. Genom att låta nyckelintressenter i värdekedjan vara med och bidra till datainsamlingen decentraliserar du rapporteringsprocessen och främjar samarbete.

Presentera din data i en hållbarhetsrapport

När du har samlat in all relevant data är det dags att sammanställa hållbarhetsrapporten. Enligt ESRS ska den inkluderas i ett specifikt kapitel av förvaltningsberättelsen. Strukturera din rapport baserat på riktlinjerna som presenteras i ESRS 1 och ladda sedan upp den färdiga publikationen på den europeiska gemensamma kontaktpunkten, ESAP. Hållbarhetsrapporten ska vara digitalt märkt samt både maskinläsbar och läsbar för människor. Den ska vara tydlig, koncis, ta dina olika intressenter och läsare i beaktning och från och med år två vara jämförbar med tidigare års rapporter.

Effektivisera ESRS-rapporteringen med Position Greens digitala lösning

Samla all din ESG-rapportering på ett ställe med vår användarvänliga digitala lösning. Våra interna experter har bidragit med sin kunskap i utformningen av funktioner och integrerad bästa praxis.

Vår digitala lösning för ESRS inkluderar: