”Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt”

Sponsrat av 2c8 I många verksamheter består ledningssystemet endera av massa papper i en gammal pärm med nedskrivna processer och arbetsbeskrivningar, eller av bilder som saknar referenser till instruktioner. Detta är helt enkelt ingenting som medarbetare och ledning plockar fram för att ta hjälp av. Men, det många inte inser är att det finns så mycket mer att få ut av ett digitalt ledningssystem än enbart en certifiering och ett diplom på väggen.

”Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt”

Syftet med ett ledningssystem kan variera beroende på vilken typ av verksamhet man befinner sig i, om det handlar om privat eller offentlig sektor samt vilka krav som ställs på dig från externa aktörer. Exempelvis ställer Socialstyrelsens föreskrifter krav på att den som driver verksamhet inom hälso– och sjukvård eller socialtjänst är skyldiga att ha ett kvalitetsledningssystem. Inom den privata sektorn ställs det ofta krav på leverantörer att vara certifierade gentemot en specifik standard för att ha ett fortsatt samarbete, exempelvis genom att visa att man tar hänsyn till miljökrav i processerna. Gemensamt för alla ledningssystem är att de ska fungera som ett stöd för att leda, planera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

Från dokument till visualisering

Hos ArcelorMittal Construction, en av Europas ledande producenter av byggplåt, bestod ledningssystemet till en början av Word- och Excel-dokument som skickades in på revison en gång om året.

– Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt, berättar Jennie Sonesson, IT-chef och Supply Chain Manager på ArcelorMittal Construction.

–Ledningssystemet var oöverskådligt, tungjobbat och inaktuellt, berättar Jennie Sonesson, IT-chef och Supply Chain Manager på ArcelorMittal Construction.

De ville dock få ut mer av deras ledningssystem än enbart certifieringen. 2014 drog de igång ett gediget arbete med att göra ledningssystemet användbart, lättöverskådligt och hållbart genom visualisering och digitalisering.

– Vi visualiserade både huvud- och stödprocesser. Idag har vi betydligt färre dokument och revisorerna är jättenöjda och har använt oss som föredöme, fortsätter Jennie.

Tillsammans med kollegan Anders Olsson, ansvarig för kvalité, miljö och säkerhet, började Jennie att kartlägga medarbetarnas processer.

– En del av arbetet blev att visa hur vi arbetar med miljöaspekter i vår produktion. I de olika stödprocesserna visualiserade och beskrev vi då hur vi arbetar med både arbetsmiljö och miljöfrågor, säger Anders.

Exempelvis visualiserade man processerna för hur man hanterar arbetsmiljö-händelser och hur miljöbedömningen av produkterna som produceras går till.

Mer än bara en certifiering

Efter kartläggningen av verksamheten kunde ArcelorMittal Construction nu visa omvärlden på att de uppfyller de miljökrav som ställs samt har etablerade processer som hanterar miljöfrågor. När tydliga arbetsbeskrivningar och processflöden finns tillgängliga för medarbetare att ta del av så skapar man förutsättningar för att arbetet utförs i enlighet med ställda krav och miljöaspekter. Ledningssystemet blev alltså något mer än bara ett diplom och hoppas fungera som ett stöd för verksamheten att vara med och bidra till en mer hållbar framtid.

Testa på 2c8 Apps idag och påbörja visualiseringen av ditt ledningssystem. Läs mer om 2c8 Apps och hur verktyget kan bidra till ett hållbart miljöarbete.

Biologisk mångfald

Klimat

Krönika

Karriär

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Miljö & Utveckling sparar mina uppgifter
Miljö & Utveckling

Miljö & Utveckling Premium

Full tillgång till allt digitalt material.