Guide: Att leda förändring

Vi är alla utsatta för ständiga förändringar. Politiska förändringar, tekniska landvinningar, skiftande kundkrav, oväntade konkurrenter på en global, komplex och snabbfotad marknad. På miljö- och hållbarhetsområdet sker förändringar i rasande takt och det gäller att hänga med. Ofta krockar tyvärr den tröga mänskliga mjukvaran med dina önskemål om snabba, radikala och omfattande åtgärder.

Vad är det som hjälper och stjälper ett förändringsarbete? Det ville John Kotter, professor i ledarskap vid Harvard Business School i USA, ta reda på. Under tio år följde han därför mer än 100 företag över hela världen i deras förändringsprogram. Han sammanfattade sina erfarenheter i åtta steg som han anser nödvändiga för att lyckas med förändringsprojekt.

Kotters 8 steg:

1. Skapa en känsla av akut behov

Befäst en känsla av att förändring är nödvändigt. För att lyckas med förändringen måste medarbetarna ge mer än vanligt, och för att klara det måste de vara övertygade om att förändringsbehovet är akut. Om organisationen är för självgod, alltså övertygad om att det är bra som det är – då kommer heller ingen förändring att ske.

2. Bilda ett sammansvetsat team med förändringsledare

Inget förändringsarbete lyckas genom en människas ansträngningar. Det behövs ett team av ledare med tillräcklig status och makt i organisationen för att kunna genomdriva förändringarna. Teamet bör bestå av 3-5 personer som tillsammans besitter rätt kompetens, makt och status. Teamet måste vara sammansvetsat och stå enigt bakom ett gemensamt mål.

3. Formulera en vision

För att kunna nå ut till en stor mängd människor behövs en tydlig och tilltalande bild av vad förändringen ska åstadkomma. En välskriven vision skapar engagemang, rättfärdigar förändringen och agerar ledstjärna vid övergripande beslut.

4. Berätta om visionen

När visionen är formulerad måste den förmedlas. Kommunicera mycket och ofta. Använd organisationens alla kommunikationskanaler och kommunicera så att folk förstår. Enklaste sättet att stjälpa en förändring är att aldrig tala om den.

5. Rensa bort hinder

Nu är arbetet i gång och många olika hinder kommer att dyka upp. Det gäller att ge så många medarbetare som möjligt befogenheter att lösa dessa hinder på egen hand så processen inte stannar av. Vanliga hinder är till exempel brist på tid, pengar, kompetens eller stöd. Det kan även handla om motstånd från personer i organisationen.

6. Skapa snabba vinster

Snabba vinster hjälper till att övertyga de som fortfarande tvivlar på förändringen. Dessutom hjälper det till att hålla engagemanget uppe för de som arbetar i förändringen.

Förändringsarbete tar tid och många medarbetare kommer att behöva se framsteg för att orka fortsätta. Tydliga omedelbara framsteg motverkar också motstånd och cynism och visar att arbetet går framåt. Fira framgångarna även om de är små.

7. Bredda arbetet

Att fira kortsiktiga vinster får dock inte uppfattas som förändringsarbetet är klart. Tvärtom bör de kortsiktiga vinsterna användas för att aktivt ta nästa steg mot visionen. Undvik att ta ut segern i förskott. Följ upp, utvärdera och fortsätt förändra. Fortsätt diskutera och kommunicera förändringen. Risken är annars stor att förändringen inte får fäste och att människor återgår till gamla vanor och beteenden.

8. Förankra förändringen

Det nya tillståndet behöver bli en naturlig del av den rådande kulturen. Först då är förändringen garanterad att bli bestående.

Sista steget i förändringsarbetet är att införliva förändringarna i organisationens kultur, så att det nya blir den accepterade normen: det är så vi gör saker här. Organisationskulturen består av gemensamma normer för hur man uppträder. Dessa gemensamma värderingar kan ta åratal att etablera och förändra. Det krävs alltså både tålamod och handlingskraft för att ändra en organisations kultur så att den slutligen passar den förverkligade visionen.