Gröna Bilister lät konferensen bli digital – fick fler deltagare

Hållbarhet i praktiken Med bara några dagar kvar till den stora, årliga konferensen tog coronaviruset Sverige i sitt grepp. Men Gröna Bilister vägrade att ge upp och lyckades på 1,5 dagar ställa om hela eventet och genomföra konferensen digitalt. På köpet fick man fler deltagare.

Gröna Bilister lät konferensen bli digital – fick fler deltagare
Johanna Grant, Gröna Bilister,

Mobilitet och beteende är Gröna Bilisters stora, årliga evenemang med talare från både Sverige och andra länder. I år skulle det hållas i Jönköping, 16 och 17 mars.

Men i veckan innan ökade spridningen av coronaviruset dramatiskt, och evenemang efter evenemang ställdes in. Gröna Bilister, som ju bland annat arbetar med att lyfta behovet av beteendeförändringar för att klara klimatomställningen, gav dock inte upp så lätt.

Konferensen fick bli digital

På bara 1,5 dag lyckades organisationen göra om sitt fysiska event till en digital konferens, där en av talarna deltog från karantän i Barcelona i Spanien.

– Vi stod inför beslutet att ställa in eller tänka om. Trots att vi bara hade 1,5 arbetsdag på oss, valde vi det senare. Därtill tog vi beslut om att reducera priset och förlänga anmälningsdatumet in i det sista. Allt detta kändes helt rätt och tryggt i stunden, särskilt med tanke på att vår samarbetspartner Energikontoren Sverige/ Energikontoret Norra Småland både hade tekniken och kunnandet och var därtill oerhört stöttande i situationen. Kostnadsmässigt hade det kostat mer att ställa in, än att genomföra eventet, men framförallt ville vi visa att man fortfarande kan sprida kunskap och inspiration utan att sprida virus, säger Johanna Grant, ordförande i Gröna Bilister.

”Kändes lite snopet”

Therese Silvander arbetade med konferensen från Energikontor Norra Smålands sida, och kunde erbjuda möjligheten att ställa om konferensen till digital. Hon och kollegorna hade erfarenhet både av att göra digitala möten och av det verktyg som fanns tillhands.
– För oss på plats i Jönköping, där Energikontor Norra Småland är lokaliserat på gångavstånd från konferenslokalen, så kändes det lite snopet när vi äntligen fått konferensen till staden. Men det var alla gånger roligare att genomföra konferensen digitalt än att ställa in, säger hon.

Hur togs det emot av besökare och talare?

– Den klara majoriteten var både positiv och förstående. Vår keynote speaker, Dani Alsina från Barcelona, blev glad över att kunna delta hemifrån sin karantän och vi kunde i behålla det program som vi arbetat så hårt och länge med att få ihop, säger Johanna Grant.

Hur påverkade det deltagarantalet?

– Trots att vi endast hade tre dagars framförhållning, inklusive helg, så såg vi en klar vändning. I det stora hela fick vi faktiskt ett större deltagande med ytterligare 20 anmälda än om vi hade arrangerat ett fysiskt event.

Det låter ju väldigt bra. Men kan en digital konferens helt ersätta en fysisk mötesplats tycker du?

– Jag tycker vi kom oväntat långt i utförandet, men en digital konferens kan inte ersätta den möjlighet till interaktion, spontana möten och nätverkande som en fysisk mötesplats tillåter. Den salsakurs vi hade tänkt att hålla på kvällen i samband med konferensens femårsjubileum fick stryka på foten. Däremot blev det en hemma hos-känsla när man såg de övriga deltagarna i sina hemmamiljöer och i mer avslappnad klädsel än vad som är den vanliga synen på en konferens. Det skapade en annan typ av gemenskap som jag uppskattar.

Therese Silvander håller med, men tillägger att hon tror att båda varianterna behövs:
– Jag tror att båda formerna behövs, och nu finns det en chans att bli bättre på digitala sammankomster så vi kan uppskatta fysiska möten mer. De kompletterar varandra helt enkelt, det är till exempel lättare att få med spännande talare från utlandet digitalt. Jag tror vi kommer se mer av ”hydridkonferenser” framöver, där det går att delta både fysiskt och digitalt.

Rent praktiskt – hur gjorde ni?

– Vi använde verktyget Zoom som Energikontoren Sveriges projekt Redi (resfria digitala möten inom offentlig sektor) både hade tillgång till och erfarenhet av. Inför konferensen hölls en obligatorisk ”tech-check-genomgång” med talarna. Våra två moderatorer växlade mellan rollen att moderera och rollen som gick ut på att ha koll på chatten och tiden. Redi-projektet ställde också upp med genomgående teknisk support under hela eventet.
– När talarna presenterade delade de enkelt sin skärm, vilket gjorde att vi inte behövde samla in alla presentationer i förhand. Vi kunde enkelt spela in eventet genom det digitala webverktyget, vilket sparade resurser i jämförelse med vår ursprungstanke att filma på plats.

Hur blev upplevelsen för er, för besökarna och för talarna?

Fakta

Therese Silvanders tips för dig som vill testa digitala konferenser

– Förbered konferensen noggrant
– Planera rollfördelningen mellan moderator och chattansvarig i detalj
– Förbered ett bildspel som stöttar deltagarna genom konferensen
– Skapa en drop-in-tid där deltagarna får testa mötesverktyget och uppkopplingen. För Gröna Bilisters konferens avsattes två timmar för detta, en del av tiden redan arbetsdagen innan mötet
– Kör 15 minuters tech-check före start så att alla kan koppla upp sig, lära känna verktyget och mingla lite digitalt innan. ”Precis som man kör inför en vanlig konferens, man ser till att man hittar i lokalen och pratar med folk innan”, säger Therese Silvander.

– Helheten blev oväntat bra och vi lärde oss längs med vägen. Som talare saknade jag interaktionen med publiken, men samtidigt var det väldigt tidseffektivt och mindre press att presentera via skärm.
– Första dagen under plenumsessionen lät vi deltagarna ställa frågor i chatten. Andra dagen, då vi var mer varma i kläderna och konferensen övergick i sessioner, släppte vi in deltagarna med både bild och ljud. Det tycker jag var ett klart lyft då det gav förutsättningar till samtal som stärkte känslan av närvaro och interaktion.

Det blir ju mycket sitta framför datorn jämfört med en ”vanlig” konferens, hur hanterade ni det?

– Moderatorerna lade in gemensamma rörelseövningar i pauserna, och som deltagare var man ju faktiskt fri att kunna röra sig fritt på den plats man befann sig. Vi gav även utställarna möjlighet att presentera sig i pausen för att värna om deras deltagande.

– I efterhand har vi fått en fantastiskt positiv respons och jag tror många uppskattade att vi valde att genomföra eventet istället för att ställa in. Allt behöver inte stanna upp på grund av covid-19 om man bara utmanar sig själv, säger Johanna Grant.

Har du tips på fler miljöevent som blir av trots coronaviruset? Mejla gärna redaktionen: joline.e@miljo-utveckling.se

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Miljö & Utveckling sparar mina uppgifter
Miljö & Utveckling

Miljö & Utveckling Premium

Full tillgång till allt digitalt material.