Chalmers inför miljöledningssystem del 1

Miljöledningssystemet får absolut inte bli en pappersvändarfälla. Det är miljösamordnare Jenny Forshufvuds allra största fara.

Det får heller inte stanna vid att handla om energibesparing och dubbelsidig kopiering. Systemet måste löpa i själva kärnverksamheten, det vill säga vara en integrerad del av forskning och utbildning.

– Vår allra största miljöaspekt är de 1 000 studenter som tar examen på Chalmers varje år och att de har tillräckliga kunskaper med sig om hållbar utveckling. Har vi lyckats blir de en positiv kraft i ett miljöperspektiv, har vi misslyckats, en indirekt negativ miljöaspekt, konstaterar Jenny Forshufvud.

Från administrationens huvudkontor, precis där spårvagnarna stannar utanför den stora Chalmers-skylten, kommer Jenny Forshufvud att koordinera det stora arbetet. Två år, kanske mer och 3 heltidstjänster under delar av perioden kommer det att gå åt innan alla 17 institutioner är certifierade. Men det är inte tiden som är det viktiga, utan att det blir bra.

Vägen dit

Vägen till beslut om en certifiering enligt Iso 14001 har varit lång och beretts av en gedigen lobbyverksamhet från miljösamordnarnas sida som pågått under flera år. Chalmers hade sedan tidigare ett halvt fungerande hemmabyggt miljöledningssystem, med mål och handlingsplaner samt rutiner för de viktigaste aspekterna. Men vid en intern revision 2007 visade det sig att systemet hade mycket att önska när det gällde att uppfylla krav på en överordnad struktur och dokumentation. Det var en bra bit kvar till en certifiering även om de kommit en bit på väg. En viktig pusselbit lades 2008 när Chalmers miljöpolicy reviderades. Med den nya policyn fick skolan ett tydligt direktiv från ledningen att miljö var prioriterat. Frågan var bara hur man skulle ta sig an det hela?

– Det finns en stark förankringskultur här på Chalmers, med ett antal grupper som ska konsulteras innan ett beslut tas som rör hela skolan. Första gången vi tog upp förslaget om ett miljöledningssystem var tiden inte mogen. 2009 när vi fått den nya policyn tog vi fram ett nytt underlag. Ceritfiering enligt Iso 14001 föll i god jord, berättar Jenny Forshufvud.

Miljöutredningar på gång

Det första som Jenny Forshufvud och kollegan Jennica Kjällstrand kommer att göra är att hjälpa alla institutioner att genomföra miljöutredningar. Under året kommer de att delta i ledningsgruppsmöten för att aktivt hjälpa dem att identifiera deras miljöaspekter. Diskussionen kommer att vara bred och handla om allt från minsta suddgummi till miljöaspekter i forskning och utbildning. Sedan gäller det att lyfta fram och börja med det som är viktigast.

Till stöd har de skolans vision, policy och centrala miljömål. Varje verksamhet måste kunna relatera till dem på något sätt i sina egna miljömål. Jenny Forshufvud visar den nya guiden på datorn, den som alla institutioner ska få som handledning. Sju institutioner räknar hon med att de ska klara av under 2010.

– Det kommer antagligen att bli en både lång, jobbig och rolig process. Jag räknar med att det kan ta ett par möten för vissa institutioner innan de smält all information och tänkt klart. Vi vill ha en jämn nivå på miljöutredningarna. Vissa kommer att prata om dubbelsidig kopiering, men forskning och utbildning måste med som en viktig del i alla institutioners utredningar.

De första miljörevisorerna har också utbildats. Att hitta intresserade personer har inte varit så lätt men nu har de tre av de totalt sex personer som behövs. Anledningen till det låga intresset tror Jenny Forshuvud är att detta är något som kommer att läggas ovanpå ordinarie arbetsuppgifter. Man måste ha ett genuint intresse och känna att det är värt insatsen.

–Antagligen kommer intresset att öka när miljöarbetet väl kommer igång på institutionerna.

Få med alla

Idag är många positiva till miljöledningsarbetet, andra är försiktigt positiva och några få ställer sig tveksamma till projektet. En av de stora frågorna framöver är delaktighet. Beslutet som är taget i högsta ledningen måste nu nå ut till alla.

Exakt hur de ska göra, vilka som är nyckelpersoner och vilka utbildningsinsatser som ska genomföras för att öka delaktigheten är ännu oklart. Nu handlar det om att känna sig fram. (mer om detta kan du läsa i nästa del av M&Us serie om Chalmers som kommer att publiceras under hösten 2010.)

Jenny Forshufvud tror bland annat att de ska jobba med att hitta roliga, pedagogiska exempel som lyfter fram och sprider miljöarbetet. Hon funderar också på att bygga en plattform för att lyfta fram det som görs och samla intressanta projekt som genomförts. Generellt tycker Jenny Forshufvud att hela projektet känns väldigt spännande.

– Vi kommer att ta det lugnt och inte pressa på för mycket. Det viktiga är att det blir bra.

Chalmers miljöarbete:

Miljöledningsarbetet är del i ett större projekt kring intern styrning och kontroll, ISK. Under ramen för det stora projektet ska Chalmers arbeta med en rad områden som kännetecknar ett hållbart arbetsliv, bland annat ledarskap, kvalitetsledning, organisationskultur och riskanalys. Mål är att 2012 ha miljöcertifierat Chalmers tekniska högskola enligt Iso 14001. Långsiktigt ska man certifiera hela Chalmerskoncernen. Hit hör även Chalmersfastigheter, Chalmersinvest och Chalmers studentkår.

Jenny Forshufvud tipsar:

Tänk på dig själv som ledningens förlängda arm, att du är stödet som ska hjälpa till istället för institutionernas uppdragsgivare. Då blir det lättare att jobba.

Stånga inte huvudet blodigt mot detaljer. Fastnar du, gå vidare.

Kvalitet är viktigare än tidsaspekten

Det finns inga kriterier i Iso 14001 som säger att allt måste vara perfekt från början. Det man åtar sig är att ständigt förbättra. Bara man har strukturen har man vunnit mycket så börja på lagom nivå.