5 steg till ett klimatsmartare möte
Kommunikation Aktörer som jobbar med miljö och hållbarhet fungerar ofta som inspiratörer för omvärlden, kunder och andra företag. Därför är det viktigt att också förmedla den känslan under ett möte eller event – både internt och externt.
En utmaning är att visa kunderna att man lever som man lär. Därför ger Miljö & Utveckling några tips på hur man kan göra eventet, mässan eller konferensen mer hållbar.
Planera inför mötet
Inför mötet kan det vara bra att planera hur deltagarna ska transportera sig till mötet. Prioritera hållbara transportmöjligheter som tåg och lokaltrafik.
Anpassa start- och sluttider till kollektivtrafiken. Möjliggör för klimatkompensation (CDM certifierade projekt) och uppmuntra till samåkning och i sista fall miljötaxi.
Erbjud även distansdeltagande via dator, i realtid och eller via ett inspelat ”webinar”.
Tänk på platsen
Om mötet ska hållas utanför kontoret kan det vara bra att boka exempelvis en Svanenmärkt konferensanläggning (ISO 14000 som alternativ).
Om annan anläggning önskas så se till att säkra alla detaljer. Förbered mätning av miljöpåverkan av mötet (CO2 och waste företrädesvis).
Värdera högtider i flera kulturer vid val av tid, exempelvis Ramadan. Tydliggör tillgänglighet för deltagare med fysiska utmaningar.
Under mötet
Registrera deltagarna med svanentryckta pappersbadges med tränypa eller pappersdekal. Välj ekologiskt eller Fairtrade kaffe och hälsoalternativ under kaffepauser.
Satsa på en lunch med ekologiskt fokus, gärna helt vegetariskt. Säkerställ också att det inte finns engångsförpackningar. Förbjud flaskvatten i såväl restauranger som konferensrum.
Erbjud Svanen-märkta blädderblock, whiteboard pennor och träpennor i konferenslokalen. Ersätt alla ”hand-outs” med information som mejlas ut under dagen. Tänk också på att ha hög nivå på utrymningssäkerheten och informera muntligt och denna.
Behövs verkligen en goodiebag?
Många tycker om överraskningar. Men behöver vi verkligen fler småprylar? Det bästa är att skippa massproducerade prylar, då de belastar miljön och kan sända ut fel signaler. Vill du ändå ge något – se till att det är en sak med eftertanke som är hållbart producerad.
Ge gärna Fairtrade-blommor utan plastomslag till en förläsare. Eller ersätt tackblommorna med en gåva till ett hållbart projekt.
Uppföljning är A och O
Efter mötet kan det vara bra att publicera en sammanfattning av resultaten på webben.
Tänk på att berätta om effekter av mötet som exempelvis koldioxidavtrycket och antalet krav-måltider. Erbjud gärna deltagarna ett uppföljande webinar för att maximera effekten av mötet.
Om du vill vara säker på att du arrangerar ett hållbart event, kan du certifiera ditt event via certifieringen Hållbart Evenemang.
Läs mer: Nu blir det lättare att upphandla cirkulärt
