nr-logo

Tidningen för miljöproffs

Guide: Så skapar du ett levande ledningssystem

Ha fokus på kärnverksamheten och ta fram processer som fokuserar på verksamhetens verkliga behov.
Här får du tipsen som hjälper dig att få ut mesta möjliga av ert ledningssystem.

  • Annons 1

De flesta verksamheter har inte den nytta av sina ledningssystem som de skulle kunna ha.

– Det typiska ledningssystemet är överarbetat och fokuserar på hur man ska arbeta, men inte så mycket på vad som ska göras och varför. Då uppstår det lätt missuppfattningar om varför man har ledningssystemet, säger Anders Ljungberg, vd för Trivector Logiq. Han håller regelbundet utbildningar i hur man kan skapa ett levande ledningssystem.

Att förstå varför ett arbete ska utföras är nödvändigt, menar Anders Ljungberg. Att endast få detaljerade specifikationer på hur man ska arbeta varken engagerar eller skapar delaktighet. 

Ledningens ansvar

I många verksamheter har ledningen delegerat alldeles för stor del av ansvaret för ledningssystemet. Det brukar betyda att uppgiften reducerats, från att låta ledningssystemet stödja affären till att se till att standarden uppfylls. I en sådan organisation är risken stor att arbetet med ledningssystemet inte kommer att vara till någon större nytta.  

–  Man kan inte ha förväntningar på något som man inte vattnar och sköter om. Vad gör exempelvis en blomma levande, säger Anders Ljungberg. 

Han menar att det finns sex saker du behöver tänka på för att göra ert ledningssystem till ett verktyg som förbättrar er affär: 

1) Fokusera på verksamhetens behov  

Fokusera på era egna behov, inte på kraven i standarden. Det gör du genom att utgå från era viktigaste processer, det vill säga de som speglar er affärsidé. Var skapar ni mervärde, hur tillfredsställer ni era kunder?  Vilket stöd har medarbetarna nytta av?

Först när ni kommit så långt är det dags att fundera på om det finns något som behöver läggas till för att kraven i standarden ska uppfyllas.

2) Spegla verksamheten 

Var kortfattad i din processbeskrivning. Jobbar du exempelvis i en process som levererar en standardiserad produkt så behöver förmodligen processen beskrivas detaljerat. Arbetar du däremot i en process där du förväntar dig att medarbetarna är flexibla, lyssnar på kundens unika behov och levererar anpassade lösningar? Då är det en mera orienterande process som behövs om ni inte ska tappa i engagemang och innovationskraft. Bra processbeskrivningar utgår ifrån vad som ska göras, för vem och av vem.

3) Presentera effektivt

Lägg mycket energi på presentationen av ert ledningssystem. Det är avgörande för hur det sedan kommer att användas. De flesta verksamheter har ett textbaserat ledningssystem, men varför inte tänka i bild, grafik, film och ljud?

Ta reda på hur dina medarbetare bäst tar till sig information. Kan du få ledningssystemet att bli ett självklart inslag i det dagliga arbetet kommer förbättringsförslagen som en naturlig följd.  

4) Kommunicera kontinuerligt 

Medarbetare slutar och nya kommer till. Du behöver hålla regelbundna utbildningar och informationsträffar om ledningssystemet och hur det används hos er. Gamla medarbetare behöver bli påminda och nya medarbetare behöver förstå varför de ska använda systemet. Se till att få in utbildningsinsatser i era rutiner. 

5) Möjliggör verklig delaktighet 

Letat fakta på nätet? Då har du säkert hamnat hos Wikipedia, uppslagsverket på nätet. Här kan vem som helst ändra i texterna, men det finns skydd som gör att informationen fortfarande går att lita på. Öppna upp ert ledningssystem för förbättringsförslag och gör det möjligt för medarbetare att förbättra processerna direkt i systemet. Det är ett bra sätt att få ett levande ledningssystem.  

6) Gör ledningssystemet till ledningens system

Kan något som heter ledningssystem verkligen delegeras utanför ledningen? Svaret är nej. Ledningen i din organisation måste förstå att ledningssystemet är deras ansvar. Rätt genomfört ska ledningssystemet innehålla centrala frågor som ”hur ska vi driva verksamheten”, ”hur ska vi produktutveckla”. Det är centrala frågor i en verksamhet och knappast något som ska ligga utanför ledningens ansvar.

Här kan du prenumerera på Miljö & Utveckling 

Kommentarer

Kommentera

Kommentarer förhandsgranskas inte. Alla kommentatorer ansvarar för sina egna inlägg. Håll god ton och följ lagen. Klicka här för att läsa våra regler för kommentarer.

Fler nyheter

  • Annonskod Huvudspalten 4

Nytt webbverktyg ska öka jämställdheten på arbetsplatsen

Ett forskningsprojekt vid Luleå tekniska universitet har utvecklat ett nytt webbverktyg, ”Förändringsrutan” ska hjälpa organisationer att få jämställdhetsarbetet att bli en del av den ordinarie verksamheten och det dagliga arbetet.